Sağlık kayıt formlarının doldurulmasında izlenilecek süreç aşağıda açıklanmıştır.
Ev Halkı Tespit Fişi (ETF) (Form 001)
Sağlık ocağı bölgesindeki her ev halkı için doldurulan bu forma; hanede oturan tüm bireylerin kişisel özellikleri (soyadı-adı, baba ve ana adı, doğum tarihi, cinsiyeti, medeni hâli, öğrenim durumu, işi-mesleği, doğum-ölüm ve yer değiştirme bilgileri) ve evin çevre sağlığı koşulları yazılır. Bu formdan yararlanılarak sağlık ocağı bölgesindeki nüfusun sayısı, özellikleri, demografik hareketler ve meskenlere ilişkin bilgi elde edilir. Bu nedenle sağlık ocağının temel formudur ve özenle doldurulması gerekir. Formdaki bilgilerde olabilecek değişikliklerin acilen düzeltilmesi gereklidir. Ev halkı tespit fişi doldurulurken bir ekip kurulur ve bu ekibi hekim eğitir. Tespit yapılırken ev halkının forma yazılıp yazılmadığı özenle incelenmelidir. Ayrıca doldurulan bilgilerin doğru olmasına da özen gösterilmelidir. Fişler doldurulurken kurşun kalem kullanılır. Kesinlik kazandıktan sonra yeni bir listeye bilgisayar veya daktilo ile yazılır. Her fiş, bir ev halkı içindir. Fişler 15 kişilik olarak hazırlanmıştır. Yetmezse ikinci bir fiş eklenir. Ölüm ve bölge dışına göç nedeniyle ev halkından düşülmesi gerekenlerin kaydı silinmez, yalnızca ismin üzeri çizilir. Böylece kayıtlarda bilgi kaybı önlenmiş olur. Çöplerin durumu sağlıklı ya da sağlıksız olduğu 154 Sayılı Yönerge’ye göre doldurulur. ETF’lerdeki bilgilerde olacak değişikliklerin günü gününe forma işlenip, bilgileri güncel tutmak son derece önemlidir. Doldurulan fişler telli karton dosyalarda zımbalanarak saklanır. Ocak hekimi bir köye giderken o köyün ETF kartlarının arasından %10 örnekleme ile bir miktar ETF alır ve köyde bu hanelere uğrayarak kayıtların doğruluğunu denetler. Bölge içi, bölge dışı göçlerin ve ölüm-doğumların ETF’lere işlenip işlenmediğini denetler.
Ocak merkezlerinde doktor, her gün gelen kişilerden ne kadarının kartsız olduğunu, ne kadar kişinin kartında yanlışlıklar bulunduğunu saptar ve tıbbi sekretere bildirir.
Yıl Ortası Nüfus Tespitleri (Form 002-003)
Yıl ortası nüfus tespitleri formu ETF’nin 5. ve 6. sütunlarından yararlanılarak doldurulur. Sağlık ocağı bölgesinde yaşayan nüfusun yerleşim yeri, yaş ve cinsiyete göre dağılımı bu forma yazılır. Sağlık ocaklarında ocak nüfusu, sağlık müdürlüğünde il nüfusu bu forma işlenir. Her yerleşim yerindeki ev halkı tespit fişlerinin 5 numaralı sütunundaki “Doğum Tarihleri” nin kodları “Kadın” “Erkek” ayrımı yapılarak ayrı ayrı sayılır, muhtarlıklara ayrılan yatay sütunlara yazılır. Muhtarlık nüfuslarının yaş gruplarına ve cinse göre dağılımları toplamı ocağın genel nüfusunu verir. Bu form, sağlık ocaklarında haziran ayı sonundaki nüfusa göre her yıl yeniden düzenlenir. Formun bir örneği her yıl haziran ayında Bakanlığa gönderilir. Sağlık ocakları ocak nüfusunun, sağlık müdürlükleri il nüfusunun piramidini bu formdaki bilgilere göre hazırlarlar. Piramitler dosya kâğıtlarına yapılır ve uygun yerlere asılır. Ocak hekimi formu denetleyip imzalar.
Bu formda göz önünde bulundurulması gereken önemli nokta, her yaş grubunda ve cinsiyetteki nüfusu bir önceki nüfusla karşılaştırmaktır. Aradaki fark büyük ise ocak hekimi bunun nedenini açıklayabilmelidir (göç, doğal kırım vb.) Neden açıklanamıyorsa yaşların hesaplanmasında ya da tespitte hata olup olmadığı araştırılmalıdır.
Kişisel Sağlık Fişi (Form 004)
Ev halkı tespit fişlerinde yazılı olan her kişi için kişisel sağlık fişi düzenlenir. Kişilere yapılan her türlü işlem (muayene, aşı vb.) bu fişe işlenir. Kişisel sağlık Fişleri aile zarfı içinde saklanır ve muhtarlıklara ve her muhtarlıkta ev halkı başkanlarının soyadlarına göre dizilir. Fişler hastaların eline hiçbir zaman verilmez. Tanı için ayrılan yere adı yazılan hastalık 17 ya da 150 başlıklı hastalık grubundan hangisine giriyorsa, o hastalık grubunun kod numarası ilgili kod sütununa yazılır.
Ölenlerin ve göç edenlerin kişisel sağlık fişleri ayrı bir dosyada, arşive kaldırılıp saklanır. Başka ocak bölgelerine yerleşenlerin kişisel sağlık fişlerinin bir örneği ilgili sağlık ocağına gönderilir.
Gebe ve Loğusa İzleme Fişi (Form 005)
Ebeler, ziyaret ve tespitlerinde kadınlar arasında buldukları gebeleri “Gebe ve Loğusa İzleme Fişi” ne yazarlar. Bunların ilk denetimlerini yaparak gebeleri ocağa ve sağlık evine (hekimin geleceğe güne göre) çağırır, izleme fişini düzenlerler. Hekimle birlikte gebenin muayenesi yapılarak sağlık durumu bu fişe işlenir.
Bebek ve Çocuk İzleme Fişi (Form 006)
Bebek ve çocuk izleme fişi izlenen bebeğe/çocuğa ait bilgilerin yazıldığı bir form türüdür. Bu fişin sol üst bölümü izlenen bebeğin adresini, sağ üst bölümü ise kimliğini belirtmeye özgüdür. İkinci çerçeve içine anneye ilişkin bilgiler yazılacaktır. Bunun altındaki çerçeveye de, çocuğun aşıları kaydedilecektir. Fişin arka yüzünü ebe, izlemeleri sırasında dolduracaktır. Bu izlemeleri hekim denetleyecek ve her denetlemenin sonucunu arka yüzün sağ altındaki, ayrılmış yere, tarih atarak belirleyecektir.
Ebe ve Hemşire Aylık Çalışma Bildirisi (Form 008)
Ebe ya da bir sağlık evi bölgesinden sorumlu kılınan hemşire, bölgesindeki bebek, gebe, çocuk ve 15-49 yaş kadın tespitlerini, göç, doğum, ölüm olaylarını tam olarak saptamakla yükümlüdür. Bunun için ebe ve hemşire bu bildiriyi günü gününe doldurulur.
Sağlık Memuru ve Ç.S.T. Aylık Çalışma Bildirisi (Form 009)
Sağlık memuru ve Ç.S.T. Aylık çalışma bildirisi formu, sağlık memuru ve çevre sağlık teknisyeni tarafından günlük olarak doldurulur. Bu formun amacı bölgenin çevre sağlığı ile ilgli tespitlerini yapabilmektir.
Ocak Hekimi Aylık Çalışma Bildirisi (Form 011)
Ocak hekimi bir aylık çalışmalarını işlediği bu formu iki kopya olarak doldurur. Formun bir kopyasını özel dosyasında saklar, diğer kopyası ise sağlık ocağında bu form için ayrılmış dosyada saklanır.
Halk Sağlığı Eğitimi ile İlgili Verilerin Derlenmesi
Halk sağlığı eğitimi ile İlgili verilerin derlenmesi aşamasında Form 008’de “Yapılan eğitimin konulara göre dağılımı”nı gösteren tablolar doldurulur. Yapılan eğitim, yapılan eğitimin konulara göre dağılımı ve eğitim gören sayısı: Ocak hekimi, sağlık memuru, hemşire ve ebeler o ay içinde yapmış ve kendi bildirilerinin ilgili sütunlarına yazmış oldukları grup eğitimi seanslarının konulara göre dağılımını aylık bildirilerinin arkasındaki tablolara yaparlar. Personelin aylık çalışma formlarında gösterdikleri eğitim sayılarını denetleme olanağı bulunmamaktadır. Ancak personelin ayrı ayrı konulara göre göstermiş oldukları bu eğitim sayılarının, bulunduğu nüfus ve o günkü ziyaret ettiği hane sayısına göre ortalama bir değerlendirmesi yapılabilir. Bu eğitimlerde personele, gerçekten yapılan görev ne ise onu doğru olarak belirtmeleri alışkanlığı kazandırılmalıdır.
Aşı Kayıt Fişi (Form 012)
Aşı kayıt fişi formu her sağlık evi ya da sağlık ocağı bölgesi için ayrı hazırlanır. Formun üst kısmında il, ilçe sağlık ocağı, sağlık evi, muhtarlık ve sokak adı kaydedilir. Aşı kayıt fişinin başlığındaki boş yere hangi aşı yapılmışsa onun adı yazılır. Aşı yapılanların yaş gruplarına göre dağılımı formun arkasındaki tabloya yapılır. Bu tabloların toplamı her ay sonunda, Form 013 numaralı “Aşı Sonuçları Çizelgesi” formuna yazılır (Bu bilgiler ocağa bağlı nüfustan aşılanarak bağışıklık kazananların sayısını verir. Form ay sonunda sağlık grup başkanlığına gönderilir). Her ay sonunda aşı kayıt fişlerinden alınarak “Kişisel Sağlık Fişine”, ayrıca 0-6 yaş grubundaki çocukların Çocuk Takip ve Muayene Fişlerine” işlenir
Hasta Sevk Kâğıdı (Form 019)
Bu form, ocak hekimlerince tedavi kurumlarına ya da bölge hastanesine hasta gönderme işleminde kullanılır. Koçanlardan biri sağlık ocağına gelir. Hekim buradaki bilgileri kişisel sağlık fişine işler ve bilgiler burada saklanır.
Birinci Basamak Sağlık Kurumu Aylık Çalışma Bildirisi (Form 023)
Sağlık ocağı personelinin bir ay içerisinde yaptığı ve “Aylık Çalışma Bildirilerinde” gösterdikleri hizmetlerin toplamı, tıbbi sekreterce bu forma geçirilir. İki örnek olarak düzenlenerek bir örneği sağlık grup başkanlığına gönderilir; diğeri dosyada saklanır. Çizelgeler doldurulduktan sonra, son denetimi ocak hekimi tarafından yapılır, imzalanır, mühürlenir ve varsa Sağlık Grup Başkanlığına yoksa İl Sağlık Müdürlüğüne gönderilir.