Ülkemizde, sağlık ile ilgili temel veri kaynaklarının en önemlilerinden biri, bulaşıcı hastalıkların ihbarı ve bildirimi ile elde edilen bilgilerdir. Bu bilgilerin en güvenilir ve sağlıklı şekilde elde edilmesi, mevcut dünya düzeni içinde bulaşıcı hastalıklar nedeniyle ülkelerin yaptırıma uğradığı bir dönemde, daha da önem kazanmaktadır. Ülkemizde bulaşıcı hastalıklar 39 tane olup bu hastalıklar bütün sağlık kuruluşlarından toplanmakta ve nüfus tabanlı bir değerlendirme sistemi içinde incelenmektedir. Bildirimi zorunlu olan bir bulaşıcı hastalığın ihbarı ve bildiriminden Sağlık Bakanlığının belirlediği usul ve esaslar çerçevesinde sağlık hizmeti veren bütün kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek kişiler ve özel kuruluşlar sorumludur. Her kurum ve kuruluşta, bildirimlerin takibi ve yapılmasından sorumlu bir birim veya sağlık personeli belirlenir. Kurum ve kuruluşlar konu ile ilgili kişilerin isimlerini İl Sağlık Müdürlüklerine bildirir, kişilerin değişmesi durumunda İl Sağlık Müdürlüklerine bilgi verir.
Bildirimi zorunlu bulaşıcı hastalıklar dört gruba ayrılır: Birinci grup “A Grubu Bildirimi Zorunlu Bulaşıcı Hastalıklar”, ikinci grup “B Grubu Bildirimi Zorunlu Bulaşıcı Hastalıklar”, üçüncü grup “C Grubu Bildirimi Zorunlu Bulaşıcı Hastalıklar” ve dördüncü grup “D Grubu Bildirimi Zorunlu Bulaşıcı Hastalıklar”dır. Sağlık Bakanlığı, hastalıkların gruplandırması, standart tanı kriterleri, sürveyans gerekçeleri, sürveyans şekli ile ilgili bir kılavuzu yayınlar, ayrıca basımını yaparak dağıtır.
Bildirimi zorunlu bulaşıcı hastalıklar dört gruba ayrılır: Birinci grup “A Grubu Bildirimi Zorunlu Bulaşıcı Hastalıklar”, ikinci grup “B Grubu Bildirimi Zorunlu Bulaşıcı Hastalıklar”, üçüncü grup “C Grubu Bildirimi Zorunlu Bulaşıcı Hastalıklar” ve dördüncü grup “D Grubu Bildirimi Zorunlu Bulaşıcı Hastalıklar”dır. Sağlık Bakanlığı, hastalıkların gruplandırması, standart tanı kriterleri, sürveyans gerekçeleri, sürveyans şekli ile ilgili bir kılavuzu yayınlar, ayrıca basımını yaparak dağıtır.
A Grubu Bildirimi Zorunlu Bulaşıcı Hastalıkların Bildirimi: Nüfus tabanlı sistem ile ülke genelindeki hasta kabul eden ve tedavi düzenleyen bütün kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek kişi ve özel kuruluşlardan yapılır. Hastalığın bildirimi “Form 014 – Bildirimi Zorunlu Hastalıklar Fişi” ile vakanın tespit edildiği yerden ikamet ettiği bölgedeki sağlık ocağına yapılır. Sağlık Ocağı, bildirimi, “Form 016 – Bildirimi Zorunlu Hastalıklar Tespit Fişi”ne işler, gerekli sürveyans çalışmasını yapar ve takip eden ayın ilk haftasında “Form 017/A – Grup A Hastalıklar Bildirim Formu” ile İl Sağlık Müdürlüğüne yapar. Vakanın ikamet ettiği bölgeden sorumlu sağlık ocağının bilinmemesi durumunda, bildirim İl Sağlık Müdürlüğüne yapılır ve İl Sağlık Müdürlüğü formun sağlık ocağına iletilmesini sağlar. Vaka sağlık ocağında tespit edilmişse, Form 014 kullanılmaz ve Form 016’ya kayıt, sürveyans çalışması sonrası, takip eden ayın ilk haftasında İl Sağlık Müdürlüğüne Form 017/A ile bildirim yapılır.
Bildirimi Zorunlu Bulaşıcı Hastalıkların Bildirim Grupları ve İşleyişi
Bildirimi zorunlu bulaşıcı hastalıklar, toplum sağlığını korumak, salgınları erken dönemde tespit etmek ve gerekli önlemleri zamanında alabilmek amacıyla belirli gruplara ayrılarak izlenir. Bu gruplandırma, hastalığın yayılma hızı, oluşturduğu risk düzeyi ve izlem gereksinimine göre yapılmıştır. B, C ve D grubu hastalıkların bildirim süreçleri, kullanılan formlar ve yetkili kurumlar farklılık göstermektedir.
B Grubu Bildirimi Zorunlu Bulaşıcı Hastalıkların Bildirimi
B Grubu bildirimi zorunlu bulaşıcı hastalıklar, tespit edildiği her noktadan gecikmeksizin ve doğrudan bildirilmesi gereken hastalıklardır. Bu hastalıkların bildirimi, sağlık kuruluşları, hekimler ve ilgili sağlık personeli tarafından doğrudan İl Sağlık Müdürlüğüne ve eş zamanlı olarak Sağlık Bakanlığına yapılır. Bildirim sürecinde zaman kaybına kesinlikle izin verilmez, çünkü bu grup hastalıklar hızlı yayılma potansiyeline sahip olabilir ve ciddi halk sağlığı riskleri doğurabilir.
Sağlık Bakanlığı, yapılan bildirimler doğrultusunda hastalıkla ilgili durumu değerlendirir. Gerekli görüldüğü takdirde, inceleme ve araştırmaları bizzat kendisi yürütür ya da bu görevi İl Sağlık Müdürlüğü aracılığıyla gerçekleştirir. Bu incelemeler; salgın kaynağının belirlenmesi, temaslıların tespiti, koruyucu önlemlerin alınması ve toplumun bilgilendirilmesi gibi çalışmaları kapsar. B Grubu hastalıkların bildirim sistemi, hızlı karar alma ve müdahale esasına dayanır.
C Grubu Bildirimi Zorunlu Hastalıkların Bildirimi
C Grubu bildirimi zorunlu hastalıkların bildirimi, kurum tabanlı veya sentinel (seçilmiş izleme noktaları) sistemler aracılığıyla yapılır. Bu gruptaki hastalıkların bildirimi için önceden belirlenmiş sağlık kuruluşları veya izleme merkezleri görevlendirilmiştir. Bildirimler günlük olarak gerçekleştirilir ve “Form 014” kullanılarak İlçe Sağlık Grup Başkanlıklarına veya doğrudan İl Sağlık Müdürlüğüne iletilir.
İl Sağlık Müdürlüğü, kendisine ulaşan günlük bildirimleri aylık olarak değerlendirir ve bu verilerin icmalini yapar. Elde edilen bilgiler, “Form 017 / C – Grup C Hastalıklar Bildirim Formu” düzenlenerek takip eden ayın ilk haftası içinde Sağlık Bakanlığına gönderilir. Bu süreç, hastalıkların düzenli izlenmesini ve uzun vadeli epidemiyolojik değerlendirmelerin yapılmasını sağlar.
Ayrıca İl Sağlık Müdürlüğü, Form 014 ile yapılan bildirimleri yalnızca istatistik amaçlı kullanmaz. Gerekli görülen durumlarda bu bildirimleri ilgili sağlık ocağına ileterek filyasyon çalışmaları, vaka araştırmaları ve salgın incelemelerinin başlatılmasını sağlar. Böylece C Grubu hastalıklarda erken uyarı ve kontrol mekanizması etkin biçimde işletilmiş olur.
D Grubu Bildirimi Zorunlu Hastalıkların (Enfeksiyon Etkenlerinin) Bildirimi
D Grubu bildirimi zorunlu hastalıklar, esas olarak enfeksiyon etkenlerine yönelik bildirimleri kapsar ve bu bildirimler laboratuvar temelli olarak yapılır. Bildirimler, seçilmiş laboratuvarlar ve sentinel sistemler aracılığıyla gerçekleştirilir. Enfeksiyon etkeni tespit edildiğinde, ilgili laboratuvar bu durumu günlük olarak kurum bildirim sorumlusuna “Grup D – Enfeksiyon Etkenleri Bildirim Fişi” ile bildirir.
Kurumlar, kendilerine ulaşan bu bildirim fişlerini haftalık olarak değerlendirir ve icmalini hazırlar. Hazırlanan icmal, “Form 017 / D – Grup D Enfeksiyon Etkenleri Bildirim Formu” kullanılarak takip eden haftanın ikinci iş gününde İlçe Sağlık Grup Başkanlıklarına veya İl Sağlık Müdürlüğüne gönderilir. İlçe Sağlık Grup Başkanlıkları, bu formları herhangi bir işlem yapmadan İl Sağlık Müdürlüğüne iletmekle yükümlüdür.
İl Sağlık Müdürlüğü ise il genelinden gelen Form 017/D bildirimlerini aylık olarak bir araya getirir, değerlendirir ve hazırladığı aylık icmali yine aynı form aracılığıyla takip eden ayın ilk haftası içinde Sağlık Bakanlığına gönderir. Bu sistem, ülke genelinde enfeksiyon etkenlerinin izlenmesini, direnç gelişimlerinin değerlendirilmesini ve gerekli halk sağlığı politikalarının oluşturulmasını amaçlar.
Acil İhbar Gerektiren Bildirimler ve Yaptırımlar
Bildirimi zorunlu hastalıkların bir kısmı, tespit edildiği anda belirli bir süre içinde ve en hızlı iletişim araçları kullanılarak ihbar edilmek zorundadır. Bu zorunluluk; hastalığın toplum içinde yayılımını önlemek, salgın riskini azaltmak ve ortaya çıkabilecek sosyal, ekonomik ve sağlıkla ilgili sorunların önüne geçmek amacıyla getirilmiştir.
İhbar ve bildirim mekanizmasını zamanında ve usulüne uygun şekilde işletmeyen kişi ve kurumlar öncelikle uyarılır. Ancak ihmalin devam etmesi veya ciddi sonuçlara yol açması durumunda, yürürlükteki mevzuatın ilgili maddelerine göre idari ve cezai yaptırımlar uygulanır. Bu nedenle bildirimi zorunlu hastalıkların tespiti ve bildirimi, yalnızca bir idari görev değil, aynı zamanda toplum sağlığına karşı önemli bir sorumluluk olarak kabul edilmektedir.
Tıbbi dökümantasyon, sağlık kurumlarında sunulan hizmetlerin kayıt altına alınması, saklanması ve gerektiğinde tekrar erişilmesi sürecini kapsayan profesyonel bir disiplindir. Tıbbi sekreterler için bu süreç, sadece kâğıt işi değil, aynı zamanda hukuki, bilimsel ve finansal bir sorumluluktur.
Tıbbi Dökümantasyonun Temel Amaçları
Tıbbi dökümantasyonun sekreterlik boyutundaki temel işlevleri şunlardır:
- Hukuki Dayanak: Hasta dosyaları, herhangi bir adli vakada veya malpraktis davasında en önemli delil niteliğindedir.
- Haberleşme Aracı: Sağlık ekibi (doktor, hemşire, teknisyen) arasındaki iletişimi sağlar.
- Bilimsel Araştırma: Tıbbi verilerin istatistiksel analizi, yeni tedavi yöntemlerinin geliştirilmesine temel oluşturur.
- Finansal Yönetim: Yapılan her işlemin doğru dökümante edilmesi, hastanenin SGK ve özel sigortalardan ödemesini alabilmesi için zorunludur.
Standart Basılı Belgeler
Sekreterlerin yönetiminden sorumlu olduğu başlıca basılı belgeler şunlardır:
- Hasta Dosyası: Hastanın hastaneye başvurduğu andan itibaren oluşturulan tüm belgelerin toplandığı klasördür.
- Poliklinik Defteri: Ayaktan gelen hastaların kayıtlarının tutulduğu kronolojik dökümdür.
- Yatış ve Çıkış Formları: Hastanın yatış onayından taburcu (epikriz) aşamasına kadar olan süreci takip eder.
- Aydınlatılmış Onam Formları: Hastanın yapılacak müdahaleyi kabul ettiğini gösteren, sekreterin imza takibini yaptığı belgedir.
İstatistik Formları ve Veri Akışı
Sağlık kurumlarında üretilen veriler, Sağlık Bakanlığı’na belirli periyotlarla raporlanır. Bu süreçte kullanılan temel istatistik yapıları şunlardır:
- Morbidity (Hastalık) Verileri: Hangi hastalıkların hangi sıklıkla görüldüğünü belirlemek için ICD-10 kodları kullanılarak tutulan istatistiklerdir.
- Mortality (Ölüm) Verileri: Ölüm nedenlerinin dünya standartlarında raporlandığı formlardır.
- Yatak Doluluk Oranları: Hastanenin kapasite kullanımını gösteren, idari yönetime rehberlik eden istatistiksel tablolardır.
Sekreterin Sorumluluk Alanları
Tıbbi sekreter, dökümantasyon sürecinde şu kurallara uymakla yükümlüdür:
- Doğruluk ve Tamlık: Eksik veya yanlış doldurulan her form, tıbbi bir hataya veya finansal zarara yol açabilir.
- Gizlilik: Hasta bilgilerinin mahremiyeti (KVKK kapsamında) sekreterin en temel etik sorumluluğudur.
- Zamanlılık: İstatistik verileri ve epikriz gibi belgeler, yasal süreleri içinde sisteme işlenmelidir.
- Arşivleme: Dosyaların fiziksel veya dijital arşivleme standartlarına (standart dosya planı) uygun olarak saklanması gerekir.