Elektronik sağlık kayıt sisteminde idari ve klinik bilgiler ağ yapısı üzerinde nasıl tutulur?
Elektronik sağlık kayıt sistemlerinde hastaya ait tüm bilgiler, bilgisayar ağına bağlı bir sistem üzerinden tutulur. Hastaneye başvuran bir hastanın kabulü yapıldığında, kimlik bilgileri, başvuru nedeni ve sosyal güvence bilgileri sisteme girilir. Bu bilgiler merkezi bir sunucuda saklanır ve hastane içindeki farklı birimler tarafından ağ üzerinden erişilebilir hale gelir.
Hasta servise yatırıldığında, serviste yapılan tüm işlemler (doktor muayeneleri, hemşire gözlemleri, tetkikler, verilen ilaçlar) yine aynı sistem üzerine kaydedilir. Hasta başka bir servise ya da yoğun bakıma alındığında yapılan transfer işlemi sistemde kayıt altına alınır. Böylece hastanın hangi tarihte, hangi serviste, kim tarafından takip edildiği net olarak görülebilir.
Taburcu işlemi sırasında ise hastaya ait tedavi süreci, tanılar ve taburcu bilgileri sisteme eklenir. Tüm bu idari ve klinik bilgiler aynı hasta dosyası altında toplanır. Ağ yapısı sayesinde bu bilgilere doktor, hemşire, tıbbi sekreter gibi yetkili kişiler kendi bilgisayarlarından anında ulaşabilir. Böylece kağıt dosyaya gerek kalmadan, güncel ve düzenli bir kayıt sistemi oluşturulmuş olur.
Elektronik sağlık kayıtlarının avantajları nelerdir?
Elektronik sağlık kayıtlarının en önemli avantajı, bilgilere hızlı ve kolay ulaşılabilmesidir. Hastaya ait eski tetkikler, tanılar ve tedaviler kısa sürede görüntülenebilir. Bu durum hem zamandan tasarruf sağlar hem de sağlık çalışanlarının daha doğru kararlar almasına yardımcı olur.
Kağıt dosyalarda yaşanan kaybolma, yıpranma ve okunamama gibi sorunlar elektronik sistemlerde ortadan kalkar. El yazısının okunamaması nedeniyle oluşabilecek tıbbi hatalar azalır. Ayrıca ilaç etkileşimleri ve alerjiler gibi konularda sistem uyarı verebildiği için hasta güvenliği artar.
Kurumsal açıdan bakıldığında arşivleme maliyetleri düşer, iş süreçleri hızlanır ve raporlama işlemleri kolaylaşır. Elektronik kayıtlar sayesinde istatistiksel veriler elde edilebilir ve sağlık hizmetlerinin kalitesi artırılabilir. Hastalar açısından ise daha düzenli, güvenli ve sürekli bir sağlık hizmeti sunulmuş olur.
Elektronik sağlık bilgilerinin güvenliği nasıl sağlanır?
Elektronik sağlık bilgileri kişiye özel ve gizli bilgiler olduğu için güvenliği büyük önem taşır. Bu nedenle sistemlere giriş kullanıcı adı ve şifre ile yapılır. Her çalışanın yetkisi farklıdır; örneğin bir sekreter tıbbi tanılara erişemezken, bir doktor bu bilgilere ulaşabilir. Bu durum yetkilendirme sistemi ile sağlanır.
Sistemde yapılan tüm işlemler kayıt altına alınır. Hangi kullanıcının, hangi hastanın bilgilerine ne zaman eriştiği izlenebilir. Böylece olası yanlış ya da izinsiz erişimler tespit edilebilir. Ayrıca veriler yedeklenir, böylece sistem arızası durumunda bilgi kaybı yaşanmaz.
Teknik olarak da güvenlik önlemleri alınır. Güvenlik duvarları, antivirüs programları ve veri şifreleme yöntemleri kullanılır. Hukuki açıdan ise hasta bilgileri KVKK ve hasta hakları yönetmeliklerine göre korunur. Tüm bu önlemler bir araya geldiğinde elektronik sağlık bilgilerinin güvenliği sağlanmış olur.
Elektronik hasta kayıt sistemleri için IOM (Institute of Medicine) kriterleri nelerdir?
Institute of Medicine, elektronik hasta kayıt sistemlerinin hangi özelliklere sahip olması gerektiğini belirlemiştir. Bu kriterlere göre bir elektronik hasta kayıt sistemi, hastaya ait sağlık bilgilerini düzenli ve eksiksiz şekilde saklayabilmelidir. Tanılar, tedaviler, alerjiler ve geçmiş hastalıklar sistemde yer almalıdır.
Sistem, laboratuvar ve görüntüleme sonuçlarının kolayca görüntülenmesini sağlamalıdır. Doktorların ilaç ve tetkik istemlerini elektronik ortamda yapabilmesi ve bu istemlerin diğer birimlere iletilmesi gerekir. Aynı zamanda sistem, klinik karar destek özelliğine sahip olmalı ve olası hatalar konusunda sağlık çalışanlarını uyarmalıdır.
Sağlık çalışanları arasında elektronik iletişim kurulabilmeli, hasta takibi düzenli şekilde yapılabilmelidir. Sistem raporlama ve analiz yapabilmeli, kalite ve performans ölçümleri için veri sunmalıdır. En önemlisi de hasta bilgilerinin gizliliğini ve güvenliğini sağlayacak altyapıya sahip olmalıdır.
Tıbbi sekreterliği sadece “evrak memurluğu” sanmak büyük hata olur. Bu meslek; tıbbi terminolojiye (yani doktorların o karmaşık Latince terimlerine) hakim olmayı, hastane yönetimini bilmeyi ve en önemlisi de insan ilişkilerinde sabırlı olmayı gerektiren bir uzmanlık alanıdır. Bir yandan doktorun sağ kolu olursun, bir yandan hastanın rehberi.
Gün Boyunca Neler Yapar?
Konuşma diliyle anlatacak olursak, bir tıbbi sekreterin mesaisi oldukça hareketlidir:
- Tıbbi Arşivleme ve Dökümantasyon: Doktorun muayene sırasında aldığı notları, epikriz raporlarını veya ameliyat notlarını sistemli bir şekilde dosyalar. Hani o meşhur “epikriz, anamnez, konsültasyon notu” gibi kavramlar vardır ya, bunların hepsi tıbbi sekreterin elinden geçer.
- HBYS (Hastane Bilgi Yönetim Sistemi): Hastanenin dijital beynini kullanır. Randevuları ayarlar, hastanın protokol numarasını takip eder ve laboratuvar sonuçlarının sisteme düşüp düşmediğini kontrol eder.
- Kodlama Uzmanlığı: Dünya genelinde hastalıkların bir kodu vardır (ICD-10 gibi). Sekreter, teşhisi bu uluslararası kodlara dökerek SGK ve diğer kurumlarla olan süreci yönetir. Bu, hastanenin parasını alabilmesi için çok kritiktir.
- İletişim Köprüsü: Hasta ve hasta yakınları çoğu zaman streslidir. Onları karşılamak, nereye gideceklerini söylemek ve bürokratik engelleri onlara hissettirmeden çözmek tamamen sekreterin iletişim becerisine kalmıştır.
Kimler Bu İşi Yapabilir?
Eğer dikkatli biriysen, detaylar arasında kaybolmak yerine onları organize etmeyi seviyorsan bu iş sana göredir. Ama en önemlisi sabır. Hastanede her gün yüzlerce farklı karakterde insanla karşılaşırsın ve hepsine aynı profesyonellikle yaklaşman gerekir. Ayrıca teknolojiyle aran iyi olmalı; klavyen hızlı, bilgisayar bilgin taze olmalı.
Geleceği Var mı?
Sağlık sektörü asla bitmeyecek bir alan. Hele ki dijitalleşme bu kadar artmışken, bilgiyi doğru yöneten, veriyi doğru giren nitelikli tıbbi sekreterlere her zaman ihtiyaç var. Sadece devlet hastanelerinde değil; özel tıp merkezlerinde, laboratuvarlarda, sigorta şirketlerinde ve hatta ilaç firmalarında bile iş bulma imkanı vardır.
Kısacası; doktor iyileştirir ama o iyileşme sürecinin tüm resmi kayıtlarını, organizasyonunu ve düzenini tıbbi sekreter sağlar. O olmazsa hastane düzeni büyük bir kaosa dönüşür.