Meslek bir kişi için en değerli ve o oranda da önemli bir kimlik belgesidir. Meslek, insanın bütün yaşamını ve kişiliğini etkilemektedir. Meslek, “bir kimsenin hayatını kazanmak ve geçimini sağlamak için, seçerek kendisini verdiği iş ya da düşünme alanı” olarak tanımlanmaktadır. Meslekler belirli düzeyde beceri, teknik bilgi, eğitim ve diploma gerektiren, niteliği toplumdan topluma değişmekle birlikte yüksek statü, prestij ve gelir getiren işlerdir. Bir mesleği yapan kişi, bilerek ya da bilmeyerek kişisel amaçlarına ulaşma çabası içindedir. Kişilerin bireysel amaçları dört başlık altında toplanabilir: Biyolojik ihtiyaçları gidermek, para kazanmak, itibar kazanmak ve üretmek.
Meslek için gerekli olan bilgi, beceri ve davranışlar eğitim süreci içinde kazanılabilir. Eğitim hem “öğretme” hem de “öğrenme” süreçlerini içermektedir. Eğitim, bireyin davranışında kendi yaşantısı yoluyla ve kasıtlı olarak istendik değişme meydana getirme sürecidir. Hizmet içi eğitim, bireyin bir mesleğe başladıktan sonra mesleki bilgi ve becerilerin kazandırılması, mesleki becerilerin geliştirilmesi etkinlikleridir. İnsanın yaratıcı ve yenilikçi gelişiminin temelinde mesleki eğitim vardır. Mesleki eğitimin genel amacı, eğitimin konusunu oluşturan mesleğin öğretilmesidir. Örneğin, sekreterlik eğitiminin amacı sekreterlik mesleğinin öğretilmesidir. Sonuç olarak herhangi bir mesleğin öğretilmesine yönelik bir eğitimin amacına ulaşabilmesi için mesleki bilgilerin ve mesleki becerilerin kazandırılması, mesleki davranışların geliştirilmesi gerekir. Sekreterlik eğitiminde mesleki bilgiler düzeyinde sekreterlik mesleği ile ilgili kültürel ve teknik bilgiler öğretilir. Beceri kazandırma düzeyinde ise, meslekle ilgili araç gereç tanıtılır ve bunların kullanılması öğretilir. Bunların yanında mesleki davranışların geliştirilmesine yönelik eğitim etkinlikleri de gerçekleştirilir. Bir mesleğin yapıldığı yerde, mutlaka bir meslek eğitimi vardır.
İnsanın yaşamını sürdürebilmesi için gerekli olan yiyecek, hava, su gibi biyolojik ihtiyaçlarını giderebilmesi göreli olarak bir mesleği yapmaya bağlıdır. Birey, bu ihtiyaçlarını bir mesleğe sahip olmadan da doyurabilir ancak, bir meslekte çalışma bunların sağlanmasını kolaylaştırabilir. Öte yandan, bireyin toplumsal gereksinimleri; dostluk, sevgi, kabul görme, takdir edilme ve onur-itibar kazanma başlığı altında toplanabilir. Bireyin belirtilen gereksinimlerini doyurabilmesi için bir mesleğinin olması çok önemlidir. Bireyler mesleklerini yaparken örgütün amaçlarına ulaşmasına; örgütler de mesleklerini yapan kişilerin bireysel amaçlarına ulaşmasına yardımcı olurlar.
SEKRETER
Latince “secretum” sözcüğünden türetilen sekreter sözcüğü; İngilizcede secret, “gizli, sır” anlamına gelmektedir. Türk Dil Kurumu sözlüğünde sekreterin karşılığı ise; özel veya kamu kuruluşlarında haberleşmeyi sağlayan, yazışma yapabilen görevli, yazman, kâtiptir. Bununla birlikte geçmişten günümüze yönetim anlayışlarında ortaya çıkan gelişmeler, örgütlerin yapılarını da değiştirmektedir. Bu gelişmeler, örgütün vazgeçilmez çalışanları olan sekreterlere de yeni görevler getirmektedir. Günümüzde görevlerinin tümünü bile tam olarak sayamadığımız sekreterlik mesleği için kesin ve net bir tanım vermek çok zor olsa da gerekliliktir. Çünkü tanım, anlamı sınırlar ve standartlaştırır, anlatımı sistemleştirir, konuyu daha kolay anlaşılır hâle getirir ve böylece iletişimi kolaylaştırır.
Sekreter, telefonlara bakan kişidir!
Sekreter, işletme içi ve dışına gönderilen yazışmaları yapan kişidir!
Sekreter, işletmeyi ziyaret edenlerle öncelikle ilgilenen kişidir!
Bu ve benzeri tanımlamaların hemen hepsi, belirli açılardan doğru olmakla birlikte sekreterlik mesleğini tüm görevleri ile tanımlayabilecek nitelikte, standart ve sistemli değildir. Bu da doğaldır! Sekreter olarak çalışıyor olabileceğiniz gibi herhangi bir sekreter bürosuna değişik nedenlerle konuk olmuş da olabilirsiniz. Bu esnada sekreterin neler yaptığını gözlemişsinizdir. Yukarıda yapılan tanımlarla gözlemlerden elde edilen bilgiler karşılaştırıldığında, bunlar mesleği tümü ile tanımlamakta yetersiz kalacaktır. “Sekreterin yaptığı tüm işleri kapsayacak bir meslek tanımı yapmaya kalksak buna sayfalar yetmez!” türünden karşı çıkışlarınız olabilir. Haklısınız!
Bir mesleğin tanımı, o mesleği ortaya çıkaran hizmet ya da görevlerin tümünü içeremez. Aslında meslek tanımı yapılırken görevler kadar, yetkilerin, sorumlulukların ve özgün yeterliklerin de kapsanması gerekir. Bu da yetmez. Bu mesleğin etkileşim içinde bulunacağı birim, kurum ya da kişilere de tanım içinde yer verilmesi gerekir. Tüm bu bilgilerin ışığı altında sekreterlik, “bir kuruluşta iletişim, belgeleme ve düzenleme görevlerini içeren bir meslek alanı” olarak tanımlanabilir. Bununla birlikte bir dizi tanımı da burada vermekte yarar vardır. Sekreter, yetkin iletişim becerileri ile donatılmış, yöneticisinin diğer ünite yetkilileriyle olan iş ilişkilerini düzenleyip denetleyen, yönetim yeterliklerine sahip kişidir. Sekreter, büro işlerinin düzgün bir şekilde yapılmasını sağlayarak, yöneticisine verimli bir zaman kullanma olanağı tanıyan en yakın yardımcıdır.
Sekreter, mesleğe ilişkin bilgi ve becerilere sahip olan ve bunları davranışa dönüştürebilen, kişisel amaçları ile kuruluşun amaçlarını uyumlaştırabilen bir profesyoneldir. Bu arada, Uluslararası İdari Profesyoneller Birliğinin geliştirdiği meslek tanımını da vermek yerinde olacaktır: Sekreter, büro yeterliklerinin sağladığı üstünlüklerden yararlanarak, doğrudan emir almadan sorumluluk alabilen, tanımlanmış yetki sınırları içinde karar verip bunları uygulayabilen bir yönetici yardımcısıdır. Birliğin bir başka tanımında ise sekreter, iş yaşamının gün geçtikçe karmaşıklaşan yönetiminde, yöneticinin en yakın ortağı ve ona çalışma süresinin tamamını daha etkin olarak kullanabilme olanağını kazandıran, en önemli büro görevlisi olarak tanımlamıştır