Mesleklerin bazıları toplum gözünde çok saygın bir yere oturtulmuştur. Örneğin doktorluk, öğretmenlik gibi meslekler, tüm toplumda ayrı bir yerdedir. Bazı meslekler vardır ki, toplumda bu mesleklerin değeri tam olarak anlaşılmamış ve bu nedenle de hak ettiği saygınlığı kazanması gecikmiştir. Sekreterlik de bu gruba giren mesleklerden biridir.
Toplumun sekreterlik mesleğine bakışı önceki yıllara oranla gün geçtikçe değişmektedir. Aslında bu olumlu değişikliğin büyük ölçüde, eğitim düzeyi yüksek çağdaş yöneticilerin ve iş adamlarının bu mesleğe verdikleri önemden kaynaklandığını söylemek daha doğru olur.
Yöneticilerin Sekreterlik Mesleğine Bakışındaki Değişmelerin Sekreterlik Mesleğine Etkileri
Yöneticilerin sekreterlik mesleğine bakışındaki gelişmeyi gösteren çok iyi bir örnek, büyük bir şirketin başkanının söylemiş olduğu şu sözlerde gizlidir: “Katılıma ve planlamaya zaman ayırmasını sağladıktan sonra, yöneticinin en önemli görevleri arasında sekreterlerin verimli olarak kullanılmasını görürüm.” Şimdi biraz gerilere dönelim ve yöneticilerin sekreterlik hizmetlerine o günlerdeki bakışı ile günümüzdeki sekreterlik anlayışlarını karşılaştıralım.
Temel sekreterlik, bir kurumun veya yöneticinin işleyişini kolaylaştırmak amacıyla yürütülen büro yönetimi, iletişim ve organizasyon faaliyetlerinin bütünüdür. Bir nevi kurumun “sinir sistemi” ve “dış dünyaya açılan kapısıdır.”
Şu temel unsurlardan oluşur:
- İletişim Yönetimi: Gelen telefonların karşılanması, notların alınması ve ilgili birimlere aktarılmasıdır. Aynı zamanda kurumun ziyaretçilerini profesyonelce karşılayan ilk duraktır.
- Yazışma ve Dosyalama: Resmî yazıların standartlara uygun hazırlanması, gelen ve giden evrakların kayıt altına alınması ve ihtiyaç duyulduğunda hızlıca ulaşılabilecek şekilde arşivlenmesidir.
- Organizasyon ve Planlama: Yöneticinin günlük ajandasını takip etmek, randevuları ayarlamak, toplantı ve seyahat planlarını organize etmektir.
- Büro Otomasyonu: Bilgisayar, yazıcı, faks gibi ofis araçlarını etkin kullanarak iş akışını hızlandırmaktır.
- Halkla İlişkiler: Kurumu temsil etme becerisi, güler yüzlü hizmet ve protokol kurallarına uygun davranarak kurum imajını korumaktır.