1. Bir kişinin hayatını kazanmak ve geçimini sağlamak için, seçerek kendisini verdiği iş ya da düşünme alanına ne ad verilir?
A) Amaç
B) Beceri
C) Meslek
D) İtibar
E) Eğitim
Doğru Cevap: C) Meslek
Meslek, bireyin geçimini sağlamak için bilgi, beceri ve emek harcayarak yaptığı sürekli iştir. Kişinin toplum içindeki yerini de belirler.
2. I. İletişim
II. Belgeleme
III. Düzenleme
Yukarıdakilerden hangileri sekreterlerin görevlerindendir?
A) Yalnız I
B) Yalnız II
C) Yalnız III
D) I ve II
E) I, II ve III
Doğru Cevap: E) I, II ve III
Sekreterlik mesleği iletişim kurmayı, belgeleri düzenlemeyi ve iş ortamını organize etmeyi birlikte yürütmeyi gerektirir.
3. Kelimelerin simgelerle, işaretlerle ya da kısaltmalarla kolay bir biçimde yazılmasını sağlayan tekniğe ne ad verilir?
A) Stenografi
B) Duploye
C) Reissülküttab
D) Benaroya
E) Alfabetik
Doğru Cevap: A) Stenografi
Stenografi, hızlı yazmayı sağlayan özel bir yazı tekniğidir ve özellikle dikte alırken kullanılır.
4. Aşağıdakilerden hangisi sekreterlik mesleğinin bütünlüğünü sağlayan bilim dalları arasında yer almaz?
A) Davranış bilimleri
B) Yönetim bilimleri
C) Dil bilimi
D) Teoloji bilimi
E) Matematik bilimi
Doğru Cevap: D) Teoloji bilimi
Sekreterlik; iletişim, yönetim ve düzenleme ile ilgili bilim dallarından yararlanır, teoloji bu alanın dışında kalır.
5. Aşağıdakilerden hangisi uzmanlık alanlarına göre sekreter türlerinden biri değildir?
A) Genel müdür sekreteri
B) Hukuk sekreteri
C) Okul sekreteri
D) Basın sekreterliği
E) Üyelik sekreteri
Doğru Cevap: A) Genel müdür sekreteri
Genel müdür sekreteri görev yerine göre sınıflandırılır, uzmanlık alanına göre değildir.
6. Yöneticinin genel yönergeleri, öncelikleri, görevleri, politikaları ve program amaçları doğrultusunda çalışan bir sekreter aşağıdaki sorumluluk düzeylerinden hangisinde yer alır?
A) Sorumluluk düzeyi 1
B) Sorumluluk düzeyi 2
C) Sorumluluk düzeyi 3
D) Sorumluluk düzeyi 4
E) Sorumluluk düzeyi 5
Doğru Cevap: B) Sorumluluk düzeyi 2
Bu düzeyde sekreter, yöneticinin genel talimatlarına göre çalışır ve belirli ölçüde karar alma yetkisine sahiptir.
7. Aşağıdakilerden hangisi organizasyondaki görev yerlerine göre sekreter türlerinden biri değildir?
A) Kat sekreteri
B) Genel müdür sekreteri
C) Yönetici sekreteri
D) Bölüm sekreteri
E) Tıp sekreteri
Doğru Cevap: E) Tıp sekreteri
Tıp sekreterliği uzmanlık alanına göre sınıflandırılır, görev yerine göre değildir.
8. Aşağıdaki sekreterlerden hangisi aynı zamanda yönetim kurulu başkanı sekreteri unvanı ile de anılır?
A) Basın sekreteri
B) Kat sekreteri
C) Raportör sekreter
D) Teknik sekreter
E) Üst düzey yönetici sekreteri
Doğru Cevap: E) Üst düzey yönetici sekreteri
Üst düzey yönetici sekreteri, yönetim kurulu başkanıyla doğrudan çalışan ve en yüksek sorumluluğa sahip sekreterdir.
“Temel Sekreterlik Ünite 1” aslında bize sekreterliğin sadece telefon açıp dosya dizmek olmadığını, bir nevi yönetimin sağ kolu olmayı anlatıyor. Senin için mevzuyu derinlemesine, çayımızı içerken konuşuyormuşuz gibi özetledim.
Mevzu iki ana koldan ilerliyor: Organizasyon Yapısı ve Uzmanlık Alanları.
1. Organizasyondaki Yerine Göre Kim Kimdir?
Burada olay “kiminle çalışıyorsun?” sorusunda bitiyor.
- Bölüm/Kat Sekreteri: Bu arkadaşlar biraz “joker” gibidir. Bir kata veya bölüme bakarlar, oradaki birkaç yöneticiye birden hizmet verirler. Telefonlara bak, mesajları ilet, kırtasiye eksiklerini gider… Yani bölümün eli ayağıdır. Zamanla o bölümün (mesela İnsan Kaynakları) kurdu olurlar.
- Genel Müdür Sekreteri: Bak bu makam çok ciddi. En tepedeki adamla çalışıyorsun. Eğitimli olacaksın, dil bileceksin, inisiyatif alacaksın. Genel müdür sana “şunu yap” deyince bir daha arkasını kontrol etmemesi lazım; işi jilet gibi bitireceksin.
- Yönetici Sekreteri (Yönetici Asistanı): Bu artık sekreterlikten asistanlığa evrilmiş halidir. Yönetici yokken onu temsil edebilecek kadar işe hakim olman lazım. Sadece yazı yazmak yetmez, “yönetsel beceri” (yani yöneticilik kafası) de gerekir.
2. “Benim İşim Uzmanlık İster” Diyenler
Artık her önüne gelen her sekreterliği yapamıyor abi. İş kolları özelleştiği için eğitimleri de ayrıldı:
- Tıp Sekreterliği: Burası hata kaldırmaz. Bir tahlil sonucunda veya raporda bir harf hatası yapsan hastanın hayatı kayabilir. Tıbbi terimleri sular seller gibi bileceksin, hasta psikolojisinden anlayacaksın. Faturalandırma ve teşhis yazışmaları bunların elinden geçer.
- Hukuk Sekreterliği: “Efendim ben anlamadım” diyemezsin. Hukuk terminolojisini (celp, dilekçe, savunma vb.) bilmen şart. Kanunlar değişti mi takip edeceksin. En önemli özellikleri de sır tutmak. Dedikoducu adamdan hukuk sekreteri olmaz.
- Basın Sekreterliği: Muhabirlerle, editörlerle iç içedir. İnternet ve teknoloji canavarı olması lazım. Sayfa tasarımı bile yapabilirler.
- Muhasebe/Finans Sekreterliği: Bilgisayar ve hesap planı bilmek zorundalar. Piyasa analizlerini, indirimleri, maliyetleri yöneticinin önüne dosya olarak koyarlar.
- Film Sekreteri: En ilginçlerinden biri bu. Sahnede sürekliliği sağlar. “Oyuncunun saçı az önce böyle değildi” ya da “Kostümün düğmesi açıktı” gibi detayları not eder. Kronometreyle süre ölçer, her şeyi kaydeder.
3. Diğer Özel Alanlar
- Okul Sekreteri: Öğrenci, veli ve idare arasındaki köprüdür. Kayıt tutar, sorun çözer.
- Üyelik Sekreteri: Derneklerde, kulüplerde aidat toplar, üye kartı hazırlar.
- Raportör Sekreter: Büyük şirketlerin yönetim kurulu toplantılarına katılırlar. Kim ne dedi, ne karar alındı? Türkçesi mükemmel olmalı ki o tutanaklar resmi belge hükmünde düzgün olsun.
- Uluslararası Organizasyon Sekreteri: Bu biraz “protokol” işidir. Uluslararası görüşmeleri ayarlar, yabancı grupları ikna eder, güvenliği sağlar. Festivalden spora her şeyi organize ederler.