Hasta dosyaları arşivlerini gerek kurulmaları sırasında gerekse kurulduktan sonra sahip olmaları gereken temel ögeleri aşağıdaki şeklide sıralamak mümkündür: İnsan gücü: Her hasta dosyaları arşivinde konusunda eğitim yapmış en az bir arşiv yöneticisi bulunmalıdır. Ancak bu sayede hasta dosyaları arşivinde daha fonksiyonel bir çalışmaya yön verilebilir. Arşiv sorumlusu, hasta dosyaları arşivinin insan gücü, yerleşim alanı, bütçe, yönetim ve denetim ile ilgili sorunları ana hatlarıyla tespit edilerek sağlık kurumu yöneticilerine iletilebilir. Hasta dosyaları arşivlerinde görev alacak gerek mesleki eğitim görmüş gerek daha alt düzeyde eğitim yapmış yardımcı personelin sayısı, temin edilmesi, bilgi tazeleme kurslarıyla bilgilendirilmeleri, yapacakları işlerin tanımlanması, yapılan işlerin değerlendirilmesi, bağlı olacakları statü, alacakları ücret kuruluş yöneticilerinin çözümlemesi gereken sorunlardandır. Hiç şüphesiz ilgili bakanlıklar da konunun önemine uygun olarak yasal düzenlemelere gitmelidir. Merkezî Yerleşim Alanı: Hasta dosyaları arşivinin yeri, arşivin daha fonksiyonel olarak çalışması açısından önemlidir. Bu nedenle arşivin yeri hastane içinde ve merkezî bir konumda düzenlenmelidir. Gelecekteki gelişmeler dikkate alınarak arşive mümkün olduğu kadar büyük bir alan ayrılmalıdır. Yataklı Tedavi Kurumları İşletmesi Yönetmeliği’nin 32. maddesinde “Her yataklı tedavi kurumunda bir merkezi tıbbi arşiv kurulur ve servislerin olanakları ölçüsünde işi biten dosyalar buraya kaldırılır.” şeklinde belirtilmiştir. Her şeyden önce arşivin havalandırma, aydınlatma ve ısıtmasına gereken önem verilmelidir. Çalışanlara rahat ve verimliliklerini artıracak bir ortam hazırlanmalıdır. Yangın, hırsızlık, su baskını, toz, rutubet ve her türlü haşeratın zararlarına karşı gerekli önlemler öncelikli olarak alınmalıdır. Arşivlemede belgelerin küften, nemden, aşırı kuru havadan, direkt güneş ışığından, hava kirliliğinden, yangın, sel ve kaybolma tehlikesinden korunması gerektiği unutulmamalıdır.
MERKEZİ TIBBİ ARŞİVİN YARARLARI
- Hizmet kalitesinin yükselmesini sağlar.
- Dosyalamada tek sistemin kullanılabilmesine olanak verir.
- Hasta dosyalarının daha iyi bir şekilde kontrolünün yapılmasına olanak sağlar.
- Verilen hizmette ve dosyalamada bir sorumluluk sağlar.
- Her türlü istatistiki ve bilimsel araştırmalara çok uygun bir ortam hazırlaması, merkezî
arşivin yararlarından sayılabilir. - Nitelikli personel istihdamını kolaylaştırır.
- Her hastanın tek dosyasının olması koşulunun denetimini yapma olanağı sağlar.
- Otomasyona daha kolay ve daha az maliyetle geçme olanağı sağlar.
Tıbbi arşivin verimli ve kaliteli hizmet üretebilmesi için merkezî örgütlenme sistemi kullanılabilir. Bu sistem dosyaların tek bir yerde, tek bir düzen altında toplanması ilkesine dayanır ve hizmet hedefi kurumun tamamını kapsar. Bütün poliklinik, klinik, hasta kabul, istatistik, araştırma ve diğer arşiv kullanıcılarından gelen bilgi, belge ya da dosya istekleri tek bir merkezden karşılamak, bu bilgi, belge veya dosyaları belirli bir dosya sisteme göre düzenlemek, korumak ve sınıflandırmak merkezî tıbbi arşivin sorumluluğundadır. Merkezî arşiv, hastaneye gelen hasta ve yaralıların dosyalarının kolayca alınabileceği hasta kabul yerine yakın olmalıdır. Doktorların normalde toplandıkları ya da sık sık uğradıkları kütüphane, yemekhane, dinlenme vb. yerlere yakın veya ana koridor üzerinde bulunmalıdır.
ARŞİV GÖREVLİLERİNİN SORUMLULUKLARI
- Dosyalama işlemlerini, arşivleme teknik ve yöntemlerine uygun bir şekilde yürütmek
- Tıbbi dokümantasyon merkeziyle iş birliği içinde çalışmak
- İstatistiki sonuç alma sistemlerini oluşturmak
- İndekslerin oluşumunu sağlamak
- Dosyaların emniyetle korunmasını ve saklanmasını sağlamak
- Hasta bilgilerinin gizliliği ilkesine kesinlikle uymak
- Arşiv içerisinde düzenliliği sağlamak
- Bu sorumluluklara, arşivlerin yapısı ve büyüklüğü durumuna göre başkalarını da eklemek
olanaklıdır.
Merkezî arşive gelen belgelerde doktorların sorumluluğu mutlaka yönetmeliklerle belirlenmelidir. Hasta dosyalarında, doktorların kullanmış oldukları dil; açık, iyi tanımlanmış ve yanlış anlamalara neden olmayacak şekilde olmalıdır. Hatta bazı standartlaştırılmış kısaltma ya da kodlar kullanılarak bu işlemler kolaylaştırılmalı ve hızlandırılmalıdır. Merkezî arşivde işlerin düzenli olarak yürütülmesi, bazı yanlışlıkların saptanması ve gerektiğinde çeşitli önerilerde bulunmak üzere cerrahi, dâhili ve laboratuvar bölümlerinden birer temsilcinin bulunduğu arşiv komitesi, zaman zaman arşivde toplanarak arşivin daha düzenli çalışması konusunda kararlar alabilir. Özellikle tedaviler sırasındaki teşhislerdeki çelişmeleri de gerekli yerlere bildirerek düzeltilmesi konusunda önlemlerin alınmasına yardımcı olurlar. Yeterli Bütçe: Bütün kurum ve kuruluşların çeşitli birimlerinde olduğu gibi hasta dosyaları arşivlerinde de fonksiyonel bir çalışma ancak yeterli bir bütçenin varlığı ile mümkün olabilir. Hasta dosyaları arşivinin yöneticisi, arşivin kuruluş sırasındaki ihtiyaçlarını ve ayrıca her mali yıl sonunda bir sonraki yıla ait istekleri tespit ederek bütçesini düzenlemelidir. Çünkü indeks kutuları, dosya, dolap, raf, çeşitli formlar kısacası fotokopi ve ses alma cihazlarından bilgisayarlara kadar her türlü malzemenin zamanında temin edilememesi, çözümlenmesi oldukça güç çeşitli problemlerin doğmasına yol açabilir. Arşiv Komitesi: Arşiv komiteleri sağlık kurumlarında, biraz daha kapsamlı olarak tıbbi kayıt komitesi adı ile de kurulmaktadır. Arşiv komitesi, sağlık kurumundaki bölüm başkanlarının ve hasta dosyaları arşivi yöneticisinin katılmasıyla kurulur. Arşiv komitesi; hasta dosyalarının istenilen standartlara uygun olarak tamamlanmasını temin etmek, bu dosyaları inceleyerek hasta bakımını değerlendirmek ve hizmet kalitesini artırmakla yükümlüdür. Sağlık kurumunda kullanılacak formların tespit edilmeleri ve değiştirilmeleriyle ilgili çalışmaları da yürüten komite, belirli aralıklarla toplanarak hasta dosyaları arşivi ile ilgili çeşitli problemlerin çözümlenmesinde hasta dosyaları arşivi yöneticisine istek ve önerilerde bulunur. Komitedeki üye sayısı, sağlık kurumunun büyüklüğüne göre değişir. Büyük sağlık kurumlarında gereği hâlinde her bölümün ayrıca küçük çapta birer arşiv komitesi bulunabilir.
T I B B İ KAYIT KOMİTELERİNİN GÖREVLERİ
- Genel tıbbi kayıt organizasyonunu denetlemek
- Sağlık personeli ile arşiv bölümü arasındaki ilişkiye destek sağlamak
- Tıbbi kayıtları gözden geçirmek ve değerlendirmek
- Tıbbi kayıtları yeniden tasarlamak
- Eksik kayıtlar konusunda personeli uyarmak
- Tıbbi kayıt politikasının uygulanabilirliğini denetlemek
- Kayıt sistemine ve işleyiş şekline karar vermek ve denetlemek
- Sistemde kullanılacak formların seçimi ve kullanılmaları için ilgililere önerilerde bulunmak
- Arşiv yöneticisi tarafından getirilen problemlere çözüm aramak, özellikle sistemde kronik hâle gelmiş sorunları çözmek.
- Kayıt gizliliğini geriye dönük olarak kontrol etmek
- Aylık toplantılar sonucu denetleme raporu düzenleyerek tıbbi yürütme kuruluna sunmak
Sağlık kurumlarında tıbbi kayıtların ve bunların dokümantasyonunun kuruma yararlı olabilmesi için taşıması gereken bazı temel nitelikler vardır. Bu niteliklere dikkat edilmesi dokümantasyon işleminden azami ölçüde faydalanılmasını sağlamaktadır
TIBBİ KAYITLARIN VE TIBBİ KAYIT SİSTEMİNİN ÖZELLİKLERİ
- Tıbbi kayıtları içeren formlar tüm ülkede standart, tüm bilgileri içerecek şekilde ve olabildiğince az sayıda olmalıdır.
- Bilimsel ve idari yönden gerekli tüm bilgileri içeren, bu bilgilerin zamanında işlenebileceği bir tıbbi kayıt sistemi olmalıdır.
- Tüm bilgiler formlar üzerinde istatistiki analize elverişli olarak düzenlenmelidir. Bilgi formdan
kolayca alınabilmelidir. - Sistem, gerekli tüm bilgilerin eksiksiz ve doğru olarak kaydedilmesini sağlayacak önlemleri içermelidir.
- Formlar ve sistem basit ve anlaşılır olmalıdır. Kurulacak sistem, eldeki personelin kolayca
yürütebileceği bir düzeyde olmalıdır. - Sistem merkezî olmalıdır. Sağlık kurumunda formların tek bir merkezde toplanması sağlanmalı,
kayıtlar kurum arşivince tek merkezden yönetilmelidir. Bölümler kayıtlarını bağımsız saklamamalıdırlar. - Kayıtların güvenilir bir biçimde saklanması sağlanmalıdır. Tıbbi kayıtların kaybolmaması ve
görevli personel dışındaki kişiler tarafından kullanılmaması için gereken önlemler alınmalıdır. - Formlara erişim kolay olmalı, aranılan bilginin hemen bulunabileceği bir sistem var olmalıdır. İşlemi biten ve depolanan kayıtlar, her arandığında bulunabilecek ve her bilgiyi kolayca verecek biçimde düzenlenmelidir.