Sağlık Bakanlığı tarafından oluşturulan Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği’nde, merkezi arşivin çalışma şeklini bir iç yönerge ile düzenleyen Yataklı Tedavi Kurumları Merkezi Tıbbi Arşiv Yönergesinin 4-8 maddelerinde yatak sayıları fazla olan, çok sayıda poliklinik hastası kabul eden yataklı tedavi kurumları ile araştırmaya büyük ölçüde yer veren eğitim hastanelerinde arşivlerin daha fonksiyonel bir hizmet verebilmeleri için bünyelerinde yer vermeleri gereken bölümler aşağıdaki şekilde belirtilmektedir. Eksik Dosyalar Bölümü: Kurumlarda günlük olarak düzenlenen ve hasta dosyaları arşivine gönderilen taburcu listeleri ile taburcu edilen hastalara ait dosyalar, eksik dosyalar bölümünde karşılaştırılır, dosyaların hangi doktorlar tarafından tamamlanacağı tespit edilir. Dosyaların düzenlenmesi ve eksikliklerinin tespit edilmesi, eksik dosyalar bölümünde önde gelen sorumlulukları arasındadır. Sağlık kurumunda kaldıkları süre içerisinde hastalar için yapılan bütün işlemlere ait kayıtlar tamamlanıncaya kadar ve özellikle çıkış özetleriyle ilgili bütün çalışmalar sona erinceye kadar yatan hastalara ait dosyalar eksik dosya adı altında bu bölümde yer alırlar. Bu dosyaların arzu edilen en kısa zamanda tamamlatılması, hasta dosyaları arşivinin olduğu kadar ilgili bölüm başkanlarının, arşiv komitesinin ve sağlık kurumu yöneticilerinin sorumluluğundadır. Bu dosyaların düzenlenmesinde en çok uygulanan yöntem hasta dosyalarının, hastanın yatış sayısına göre bölümlere ayrılmasıdır. Bu bölümler içerisinde aynı cins formlar bir araya getirilir. Sonra bu formlar tarih sırasına göre dizilir. Eksik dosyalar bölümünde hasta dosyaları içerisindeki tıbbi dokümanlara verilmesi gereken düzen Yataklı Tedavi Kurumları Merkezi Tıbbi Arşiv Yönergesi’nde (6. madde) belirtilmektedir.
HASTA DOSYASI İÇERİSİNDE BULUNMASI GEREKEN BELGELER
- Hasta kabul kâğıdı
- Tıbbi müşahede ve muayene kâğıdı
- Hasta tabelası
- Derece kâğıdı
- Röntgen istek kâğıdı ve tetkik raporları
- Laboratuvar istek kâğıdı ve tetkik raporları
- Ameliyat kâğıdı
- Hastanın muayene istek formu
- Çıkış özeti
- (Değ/R.G:13.4.2003/25078) Uygulanacak tedavinin kabul edildiğine dair olan ve 1/8/1998 tarihli ve 23420 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Hasta Hakları Yönetmeliğinin 24’üncü maddesi uyarınca alınmış rızayı gösteren muvafakat formu
Hasta dosyasında yer alan bölümlerin ve form dizilerinin birbirlerinden kolaylıkla ayrılması ve sıralanması belirli formların, belirli renkteki kâğıtlara bastırılmasıyla sağlanır. Bir hastanın hastaneye her giriş çıkışına ait formlar, birbirlerinden farklı renklerdeki ayırıcı formlar ile ayrılarak birbiri arkasında sıra ile saklanır.
Tıbbi Sekreterler Bölümü: Elle yazılmış veya diktafonlara dikte edilmiş çıkış özeti, ameliyat notu ve sağlık raporu gibi hasta ile ilgili çeşitli belgelerin özel formlar üzerine yazılması tıbbi sekreterlerin temel görevidir. Bu nedenle bu bölümlerde çalışacak sekreterlerin anatomi, fizyoloji ve tıbbi terminoloji gibi dersler bulunan tıbbi dokümantasyon ve sekreterlik bölümlerinden mezun olması ya da tıbbi sekreterlik sertifikası sahibi olması önemlidir. Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği’nin 160. maddesinde tıbbi sekreterlerin hasta gözlem kâğıtlarını tıbbi raporları ve tıbbi mesleki belgeleri doktorların söyledikleri şekilde ve usulüne uygun olarak yazdığı, doktorlar tarafından teyp ve diğer kayıt cihazlarına söylenenleri deşifre ettiği, bilimsel toplantılarda konuşulanları not aldığı ve gerektiğinde hasta gözlem kâğıtları ile raporların örneklerini çıkarttığı belirtilmektedir. Ayrıca Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği’nin 66. maddesine göre çalışma yapan kurumlarda poliklinik sekreterleri, yatacak her hastanın bir dosyası olmasına ve yatış kâğıdının tam olmasına, hastanın kimlik bilgilerinin eksik kalmamasına tanısı, yatacağı bölüm, yatıran doktorun adı ve imzası gibi bilgiler eksik ise ilgili doktora tamamlatmaya özen göstermelidir.
Kodlama Bölümü: Hastalık ve ameliyatlara ait tanı, tedavi yöntem ve tekniklerinin belirli
sistemlere göre sınıflandırılması tıbbi araştırmaların yapılmasını kolaylaştırmalıdır. Bu nedenle
kullanılacak sistemin doğru tespit edilmesi çok önemlidir. Hastalık ve ameliyatların
sınıflandırılması ve bunlara ait indekslerin hazırlanması için sağlık kurumunun ihtiyaçlarına
göre arşiv yöneticisi ve arşiv komitesi üyeleri uygun bir sistem seçerek uygulamaya
koyarlar.
Hasta İndeksleri Bölümü: Her sağlık kurumunun kuruluşundan itibaren kabul edilen bütün hasta ve yaralılara ait indeks kartlarının alfabetik bir sistem içerisinde düzenlenmiş olması, hasta dosyalarının istenildiği anda hizmete sunulmasını sağlar. Hasta indeks kartlarının zaman ve yer israfını azaltan, elektrikle çalışan otomatik indeks makinelerinde saklanılması veya indeks kartları yerine hastaya ait kimlik bilgilerinin bilgisayarlara aktarılması bugünün sağlık kurumlarında giderek tercih edilen bir uygulama hâlini almıştır.
Haberleşme Bölümü: Savcılık kararı dışında tıbbi dokümanların sağlık kurumu dışına çıkartılmaması gerektiğinden tedavilerini başka sağlık kurumlarında devam ettiren hastalara ait gerekli bilgilerin hasta dosyaları, arşivinden alınıp ilgili yerlere ulaştırılması haberleşme bölümü tarafından gerçekleştirilir. Aynı şekilde hazırlanacak yönergeler ve ilgili hastaların onayı doğrultusunda bazı bilgilerin sağlık kurumu dışına gönderilmesi söz konusu olabilir. Bu durumlarda haberleşme bölümü sağlık kurumunun diğer sağlık kurumları aile doktorları, sigorta şirketleri ve savcılıklarla gerekli haberleşmeyi sağlarlar.
Dosyalama Bölümü: Bu bölümde çalışanlar, dokümanların arşiv içerisinde belirli sistemlere göre sıralanması ve dosyaların servislere götürülüp tekrar geri getirilmesini sağlamaktadırlar. Yataklı Tedavi Kurumları İşletmesi Yönetmeliği’nin 32. maddesinde “dosyanın kolay bulunabilmesi için hastalığa, isme ve protokol numarasına göre bir kartoteks sistemin kullanılması gerektiği” belirtilmiştir.
Tıbbi Araştırmalar Bölümü: Bu bölüm sağlık kurumunda görev yapan doktor, hemşire ve öğretim üyelerinin bilimsel araştırma yapmalarına olanak sağlar. Sağlık kurumu arşivi, fiziksel durumu uygun olduğu takdirde tıbbi araştırma bölümü için uygun bir yer ayırır ve hasta dosyalarının arşiv dışarısına çıkmasına engel olunur. Tıbbi araştırmalar bölümü çalışmaları sırasında dosyalama bölümü ve kodlama bölümü ile yakın bir iş birliği kurmaktadır.