Gerçek anlamda hasta bakımından söz edebilmek için sağlık kurumlarında hastayla ilgili olarak yapılan çalışmalardan elde edilen bütün bilgiler hasta dosyasında saklanmalı ve bu dosyalar arşivde bilimsel kurallara uygun bir biçimde sistemli olarak kullanıma sunulabilmelidir. Henüz sağlık kurumlarının kurulması ile ilgili çalışmalara başlanıldığında hasta dosyaları arşivinin yeri tespit edilmeli ve ilgili planlamaların yapılmalıdır. Hastane projesinin çizimi aşamasında sağlık kurumu yöneticileri, arşiv komitesi üyeleri ve mimarlar, hasta dosyaları arşivinin yerini tespit etmeli ve fonksiyonlarını tartışmalıdırlar. İleride birçok problemin doğmasını önlemek ve fonksiyonel bir çalışma olanağı yaratmak için planlama çok önemlidir. 50-200 yataklı küçük sağlık kurumlarının hasta dosyaları arşivlerinde belki bölünmeye ihtiyaç olmayabilir. Ancak 200’den fazla yataklı hastanelerde arşivin bölünmesinde, ayrılacak yerlerin hesaplanmasında, kullanılacak malzeme ve aletlerin yerleştirilmesinde mimarlarla etkin bir iş birliği gerçekleştirilmelidir
SAĞLIK KURUMLARINDA ARŞİVLERİN GELİŞMESİ VE BÜYÜMESİ
• Hastane yönetimi, doktorlar ve arşiv görevlileri tarafından arşivin önemi anlaşılmış olmalıdır.
• Hasta tedavisinde sorumluluk alan personel, en iyi tıbbi bakım yapma isteğine sahip olmalıdır.
• Yönetim, sağlık personeli ve arşiv görevlileri gerek kayıtların tutulmasında, saklanmasında ve yeniden kullanılmasında gerekli özeni göstermeli ve yeni gelişmeleri takip edebilmelidir.
• Hastane içerisinde arşivin çalışması ile ilgili bazı standart kurallar geliştirilmeli ve bunlara tüm personelin uyması sağlanmalıdır.
• Arşivin çalışması ile ilgili tespit edilen aksaklıkları çözüme ulaştıracak önlemler alınmalı ve bu önlemler tüm personelin katılımı ile uygulamaya konulmalıdır.
• Arşiv komitesinin aldığı kararlar, arşivin gelişmesinde en büyük dayanaktır. Bu kararların, gelişim için hastanenin tüm birimlerine benimsetilmesi ve uygulanması gerekmektedir.
Merkezi hasta dosyaları arşivinde Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği’nin 66’ncı maddesine göre bütün servislere yatırılan hastalara ait ve polikliniklerde işi biten dosyalar sistemli bir şekilde saklanır.
- Arşiv merkezi dağınık olmamalı, derli toplu olmalıdır.
- Dosyalara ulaşım ve dosyaların tekrar yerlerine kaldırılabilmesi kolay olmalıdır.
- Arşiv merkezindeki sınıflandırma sistemi, kullanım bakımından basit olmalıdır.
- Hasta dosyaları çabuk ve kolay bulunabilmelidir.
- Hasta dosyaları arşive geldikçe her gün yerleştirilmelidir.
- Hasta dosyalarının nereye ve kimler tarafından alındığı kolayca anlaşılmalı ve takip edilmelidir.
- Hasta dosyalarının güvenliği sağlanmış olmalıdır.
- Arşiv merkezinin çalışma sistemi, iş ve maliyet bakımından ekonomik olmalıdır.
- Arşiv merkezi saklanacak dosyalar, içinde bulunacak malzeme ve çalışacak personele yetecek
büyüklükte olmalıdır. Çalışma alanı iş akımı bakımından iyi planlanmış olması gerekir. - Arşiv merkezinde kullanılan sistemler gerektiğinde genişleme gösterecek şekilde düzenlenmiş
olmalıdır. - Arşiv merkezi diğer servisler ile kolay ve çabuk bağlantı yapabilmelidir.
Tıbbi kayıtların ve raporların tutulması ve değerlendirilmesinde geçirdiği aşamalar şu şekilde özetlenebilir: - Bütün hastalar için tam ve doğru olarak hastalığın teşhisini ispatlayan ve hangi tedavinin
gerekli olduğunu gösteren kayıtlara yazılmalıdır. - Kayıtların tamamlanması için gerekli kurallar, işlemler ve takip edilecek yollar yazılmalıdır.
- Tıbbi yöneticiler tarafından görevlendirilen bir üye veya komite üyeleri, tıbbi kayıtların
belirli bir güne kadar tamamlanmasından sorumludurlar. - Tıbbi kayıtlar, hastanede kolaylıkla bulunabilecek ve yararlanılabilecek şekilde bulunmalı,
dosyalanmalı veya diğer işlemlerden geçirilmelidir. - Tıbbi kayıtların tüm amaçlar için yararlanılabilir olması amacıyla uygun indeksler oluşturulmalıdır.
- Ameliyat kayıtları, kliniksel ve patoloji laboratuvar bulguları hazır referanslar hâlinde sınıflandırılmalıdır.
- Hastanede yatan ve hastaneye muayene için gelen hastaların kayıtları, birbirleri ile karşılıklı
olarak değerlendirilmelidir. - Her durumda bulaşıcı hastalık, zehirlenme veya hastanın sağlığını ve korunmasını tehdit
eden durumlar ulusal ve yerel sağlık kuruluşlarına raporlanmalıdır. - Hastane kayıtları uygun istatistiki bilgileri içerecek şekilde olmalı, bu bilgiler yöneticilerin
işlerini kolaylaştırmalıdır. - Tıbbi kayıtların özetleri, istatistikleri periyodik olarak tıbbi yöneticilerin çalışmalarını kolaylaştıracak
şekilde kullanılmalıdır. - Gerekli kayıtlar kanun ve yönetmeliklere göre korunmalı, istatistikler ise toplanarak cetvel
ve raporlar hâlinde tartışılmalıdır.