Tam bütünleşik bilgi sistemlerinde amaç, hastanedeki tüm ana bilgi sistemi fonksiyonlarının bir arada, bağlantılı (entegre) olarak yürütülmesidir.
HASTANE ENTEGRE BİLGİ SİSTEMİ KAVRAMI KAPSAMI
- Hastane Genel Bilgi Sistemi: Hastanede yapılan günlük işlemleri kolaylaştırmak amacı ile tüm hastane için dizayn edilmiş bir bağlı (on-line) sistemin kurulmasıdır.
- Tıbbi Bilgi Sistemi: Tanı ve tedavi gibi konularda, tıbbi yorumlarda bulunmaya yardımcı olan, veri toplayan ve işleyen bir sistemdir.
- Yönetim Bilgi Sistemi: Hastane yönetiminde düşünce yürütme ve karar verme, planlama ve denetim görevlerinde yararlanmak amacıyla verileri toplayan ve işleyen bir sistemdir.
Veri Tabanı Yönetim Sistemi: Kullanılacağı programlardan bağımsız olarak, birbiri ile ilişkili görülen olabildiğince çok veriyi toplamak, bu verileri gerektiğinde geri çağırarak ve özel raporlar haline getirilebilecek nitelikteki genel bir format içerisinde tutarak saklama işlemlerini gerçekleştirir.
Tam entegre hastane bilgi sistemlerinde hem tıbbi hem de yönetim sistemlerinin bir arada bulunması gerekmemektedir. Fakat sisteme her iki bilgi sisteminin de elemanları az ya da çok ölçüde katılmaktadır. Çünkü her hastane bilgi sisteminde veri dosyası oluşturmak ve saklamak üzere bir veri tabanı tekniği uygulanmaktadır.
VERİ TABANI TEKNİĞİ UYGULAMASINDAN BEKLENENLER
Hastanelerde anahtar bölgelere yerleştirilmiş olan özel terminaller vasıtasıyla on-line sistemi
ile doğrudan veri girişinin sağlanması, geri çağrılması ve görüntülenmesi,
- Hastanenin istenen her birimine bilgi iletilebilmesi için otomatik bilgi gönderecek sistemin kurulması,
- Hastanedeki günlük işlerin birleştirilmesi ile sistemin bir bütün oluşturması,
- Tam bütünleşik sistemin kurulmasında; veri dosyalarının düzenli olması, veri tanımlarının kullanılması, bilgi işleme ve alt sistemler arasında bilgi işlem yöntemlerinin otomatik yürütülmesi koşullarının yerine getirilmesi beklenmektedir.
Hastane faaliyetlerine yönelik geliştirilen entegre hastane bilgi yönetim sistemi bir hastanenin tüm uygulamalarına cevap verebilecek özellikte hazırlanmış tıbbi, idari ve mali bilgi bütünlüğünü entegre bir ortamda sağlayan organizasyon etkinliğini artıran bir uygulama yazılımıdır. Bu yazılım paketi ile hastanelerin personel kullanılarak izlenen özel veya genel çalışmaları bilgisayar ortamına taşınır. Hastanenin bilgi akışının doğruluğu, hızı ve güvenliği artarken hastane genelinde ve bölüm seviyesinde mevcut fonksiyona yararlı bir çözüm sağlanır. Hastaneler insan sağlığı ile ilgili yoğun kapasitede veriyi işler, kontrol eder ve saklar. Bütün faaliyetler boyunca bu veriler muhtelif yerlerden hastanın dosya veya dosyalarına değişik formatlarda ve ortamlarda doldurulur, her birimde de değişik amaçlı yorumlanır. Her yorum ve esas olan bilgi, ihtiyaç duyulduğunda erişilmek için arşivlenir. Kurulacak entegre bilgi yönetim sistemi, gerektiğinde erişilmek üzere bu bilgi birikiminin oluşturulmasını sağlar. Kullanıcı işlevselliği bakımından modüler olan bir yapının, tüm sistem boyunca entegre bir veri tabanı içerisinde tüm bu modüler işlevleri birleştiren özelliğe sahip olması gereklidir. Hastanın laboratuvar tahlilleri ile ilgili istekler; isteği yapan bölümün işlevi olduğu kadar bu istekle ilgili tahsilât ve sonuç girme işlemini yapan tahakkuk bürosu, vezne, laboratuvar gibi bölümleri de ilgilendirmektedir. Entegre yapı, birimler arasında oluşmaya başladıkça kuruluşun elle doldurulmuş belge tutma ve takip etme ihtiyacı ortadan kalkmaya, gereksiz olmaya başlayacaktır. Ancak terminallerin ulaşmadığı birimler var ise bu tür birimlerin sisteme katılmamalarından dolayı genel sistem akışının bozulmasını engelleyecek bir entegre yapı oluşturulmalıdır. Modüler yapı içerisinde donanımlar dağıtılmış olabilir (laboratuvarda, eczanede, acil serviste, radyolojide ayrı sistemlerin olması gibi). Burada entegre yapı yazılımı, donanımın dağılmış olmasını gözetmeksizin bütünde tek bir sistem olarak çalışabilme özelliğini gösterecek yapıda olmalıdır.
Check-up gibi birden fazla birimi (modülü) ilgilendiren tek kalem istekler olabilir. Entegre olmayan bir yapıda check-up ile ilgili istekler poliklinikten, laboratuvardan, radyoloji bölümünden ayrı ayrı yapılmak zorundadır. Hastaneler için kurulacak entegre bilgi yönetim sistemi belli başlı standardı olmayan bu sektörün dinamizmine uygun bir esnekliğe sahip olmalıdır. Hastanelerdeki kullanıcıların farklı kesimlerden oluşması (doktor, hemşire, memur, yönetici ve diğer görevliler vb.) kullanılacak yazılımın belli bir esnekliğe (kolay kullanım, parametrik yapı) sahip olması zorunluluğunu getirmektedir. Bu denli farklı uçlardan oluşan kullanıcı kitlesinde kullanım bir kesime kolay gelirken diğerine de zor gelebilir. Bu nedenle kullanılacak entegre sistem her türlü son kullanıcının yaptığı işe yatkın ve kullanıcısına hitap edebilecek esnekliğe sahip olmalıdır. Yazılım esnekliği yanında, yazılımın üzerinde çalıştığı veri tabanı, işletim sistemi ve donanımında aynı esnekliğe sahip olması gereklidir. Kurulacak entegre yönetim bilgi sisteminin esnek bir menüye sahip olması, kullanıcıların rollerinin tanımlanmasını ve iş organizasyonuna göre baştan tanımlanmış görevlerine göre hareket etmesini sağlayacaktır. Bu esneklik içerisinde kullanıcının görev tanımında değişiklikler oluştukça sisteme yeni fonksiyonları tanıtabilecektir. Örneğin laboratuvarda sadece kan alma işlemi yapan kişinin karşısında olması gereken ekranın hiç bir fazla bilgiye gerek olmadan sadece kendi işi ile ilgili olarak “kan alma ve test onaylama” menü seçeneğinin olması hem eğitimi hem de uygulamaya geçişi kolaylaştıracaktır. Entegre hastane yönetim bilgi sistemi kuruluş aşamasında sistemin; donanım, işletim sistemi, veri tabanı belirlenirken kuruluş ihtiyacının ne olduğu ön planda tutulmalı, kullanışsız bir donanım veya yazılım sahibi olma riski konu ile ilgili olanlarca göz önünde bulundurulmalıdır.
Elbette, Entegre (Tam Bütünleşik) Hastane Yönetim Bilgi Sistemini (HBS) daha uzun ve detaylı bir yazı olarak anlatıyorum:
Entegre Hastane Yönetim Bilgi Sistemi Nedir?
Entegre Hastane Yönetim Bilgi Sistemi (HBS), bir sağlık kuruluşunun tüm klinik, idari ve finansal süreçlerini tek bir merkezî dijital platform üzerinden yönetmeyi amaçlayan tam bütünleşik bir otomasyon çözümüdür. Bu sistem, hastanenin farklı departmanları arasında bilgi akışının hızlı, kesintisiz ve hatasız olmasını sağlayarak, hastaneyi adeta tek bir organizma gibi çalıştırır.
1. Klinik Süreçlerin Bütünleşmesi
Entegrasyonun en önemli katkısı hasta bakım kalitesine yansır. Sistem, hastanın hastaneye kabulünden taburcu edilmesine kadar tüm tıbbi kayıtları tek bir Elektronik Sağlık Kaydı (EHR) altında toplar. Doktorun yazdığı ilaçlar (e-reçete), anında hastane eczanesine, hemşirelerin ilaç uygulama ekranlarına ve faturalandırma birimine iletilir. Benzer şekilde, laboratuvar (LIS) ve radyoloji (RIS/PACS) sonuçları saniyeler içinde hekimin ekranına düşer. Bu tam entegrasyon sayesinde;
- Tıbbi Hata Riski Azalır: İlaç etkileşim uyarıları, dozaj kontrolleri ve alerji alarmları sistem tarafından otomatik olarak verilir.
- Tanı ve Tedavi Hızlanır: Hekimler, geçmiş verilere ve güncel test sonuçlarına anında erişebilir, bu da tanı ve tedavi kararlarını hızlandırır.
- Güvenlik Sağlanır: Tüm tıbbi dökümanlar dijital ortamda şifrelenir ve yetkilendirme ile erişilir, böylece hasta verilerinin gizliliği ve güvenliği korunur.
2. İdari ve Finansal Verimlilik
Entegre HBS, sadece klinik süreçleri değil, hastanenin ticari ve operasyonel yapısını da düzene sokar:
- Faturalandırma Otomasyonu: Yapılan tüm tıbbi işlemler ve kullanılan sarf malzemeleri, klinik kayıtlardan otomatik olarak çekilerek hatasız bir şekilde faturalandırılır. Sigorta provizyonları (SGK, özel sigortalar) ve ödeme süreçleri sistem üzerinden yönetilir, bu da hastanenin gelir döngüsünü hızlandırır.
- Kaynak ve Stok Yönetimi: Malzeme depoları, eczane stokları ve tıbbi cihaz envanteri sistem tarafından sürekli takip edilir. Stok seviyeleri kritik eşiğe düştüğünde otomatik siparişler oluşturulur, böylece malzeme eksikliği veya israf önlenir.
- Personel Yönetimi: İnsan Kaynakları (İK) modülü, personel özlük bilgilerini, bordro hesaplamalarını, vardiya ve nöbet planlamasını yöneterek idari iş yükünü önemli ölçüde hafifletir.
3. Karar Destek ve Raporlama
Entegre sistemin topladığı büyük veri (Big Data), İş Zekası (BI) modülleri aracılığıyla üst yönetime sunulur. Yöneticiler;
- Anlık Durum Tespiti: Yatak doluluk oranları, hasta bekleme süreleri, en kârlı/maliyetli birimler gibi verileri gösterge tabloları (dashboards) üzerinden anlık olarak izleyebilir.
- Stratejik Kararlar: Bu veriler, hastanenin yatırım, personel alımı ve hizmet kalitesini artırma stratejileri için bilimsel dayanak oluşturur.
Sonuç olarak, Entegre HBS, bir hastanenin kağıtsız, hızlı, güvenli, verimli ve hasta odaklı bir şekilde çalışmasını sağlayan; tedaviyi destekleyen ve yönetimi güçlendiren dijital omurgadır.
