Büyük kurum ve kuruluşlarda sekreterin yapacağı işlere bağlı görev yetki ve sorumluluk sınırları iyi belirlenmiştir. Kurum ya da kuruluşların boyutları küçüldükçe sekreterlerin iş tanımları çeşitlenir, görev tanımları genişler ve netliğini yitirir, ancak iş yoğunluğu, yetki ve sorumluluklarda da bir artış gözlenir. Bu nedenle de, küçük işletmelerin sekreter işe alımında öncelikle deneyim aranır. Sekreterin görev, yetki ve sorumlulukları, örgütün faaliyet alanına, büyüklüğüne, yöneticinin konumuna, iş dağıtımında benimsenen tutuma, örgüt kültürüne, mevcut büro donanımına ve mevcut yönetim anlayışı ilkelerine bağlı olarak değişiklik gösterebilir.
Anlatılanlar ışığında sekreterlerin sorumluluk düzeyleri şöyle tanımlanabilir:
Sorumluluk Düzeyi 1
Bu sorumluluk düzeyinde sekreter, yöneticisinin özel yönergeleri altında, her gün tekrarlanan rutin işleri yerine getirmekten sorumludur. Bu düzeyde çalışan bir sekreter:
- Rutin telefon aramalarını ve konukları ilgili personele yönlendirir.
- E-postaları kontrol eder, personeli zamanında bilgilendirir ve duyuruları iletir.
- Yöneticinin iş takvimini düzenler, randevuları ayarlar ve toplantı odalarının organizasyonunu yapar.
- Yöneticinin imzasıyla gönderilecek belgeleri şekil ve dil bilgisi açısından kontrol eder.
- Yazışmaların doğruluğunu ve uygun formatta olmasını sağlar.
- Şirket içi rutin evrak işlerini yürütür, gelen-giden evrakı denetler, büro donanımını listeler ve kayıtları tutar.
- Yazıları yazar, dikte alır, dikteyi yazılı metne dönüştürür ve dosyalama işlemlerini yapar.
Sorumluluk Düzeyi 2
Bu düzeyde çalışan sekreterler; yöneticinin genel yönergeleri, öncelikleri, görevleri, politikaları ve program amaçları doğrultusunda çalışır. Daha fazla yargılama, karar verme yeteneği ve büro bilgisi gerektirir. Bu düzeyde bir sekreter:
- Gelen yazışmaları, konukları ve telefon görüşmelerini değerlendirir; hangi talebin kim tarafından karşılanacağına karar verir.
- Rutin ve teknik bilgi gerektirmeyen yazışmaları yöneticisi adına veya kendi adına hazırlayabilir ve imzalayabilir.
- Randevu programlarını düzenler, toplantı ve konferans organizasyonlarını yapar, gerekli materyalleri hazırlar.
- Toplantılara katılarak rapor hazırlayabilir veya kayıt tutabilir.
- Gelen ve giden evrakları, yöneticinin prosedürlerine uygunluk açısından kontrol eder.
- Büro programları veya periyodik raporlar için rutin araştırmalar yapar, gerekli bilgileri toplar.
- Yöneticiye bağlı personele çalışma kurallarını açıklar ve formları düzenler.
Sorumluluk Düzeyi 3
Bu düzeyde sekreterler, rutin olmayan durumlarda inisiyatif kullanır. Yazılı olmayan politikaları yorumlayarak faaliyetlere uyum sağlar. Bu sorumluluk düzeyinde bir sekreter:
- Genel büro politikaları ve idari sorunlar hakkında kendi inisiyatifiyle raporlar hazırlar.
- Konferans, toplantı, görüşme ve yazışmalar için yöneticinin ihtiyaç duyacağı materyalleri önceden sezinleyip hazırlar.
- Çeşitli yayınları takip eder, önemli gördüklerini yöneticiye ve ilgili çalışanlara iletir.
- Özel veya tek seferlik rapor ve özetler hazırlar, genel yönergeler doğrultusunda yazışmaları yanıtlar.
- Yeni prosedürler konusunda alt düzey sekreterlere önerilerde bulunur.
- Personelin iş yükünü dikkate alarak iş programlarında düzenlemeler yapabilir.
- Büro donanımının seçiminde rol alır.
Sorumluluk Düzeyi 4
Bu düzeyde sekreter, yöneticinin genellikle zaman ayıramadığı büro yönetimi, idari sorunlar ve çatışmaları büyük ölçüde bağımsız olarak çözer. İşlerin bitiş zamanlarının belirlenmesine yardımcı olur ve alt düzeylerdeki tüm sorumlulukları da üstlenir. Bu düzeyde bir sekreter:
- Teknik ve karmaşık yazışmaları düzenler, gerektiğinde yönetici adına imzalayabilir.
- Toplantılarda yöneticinin verdiği taahhütleri not alır.
- Şirketi tanıtmak amacıyla toplantı ve konferans organizasyonlarını kendi inisiyatifiyle yapabilir.
- Görüşme önceliklerini belirler, davet ve randevuları kabul veya reddedebilir.
- Yöneticinin onayına sunulacak yazışmaları inceler, şirket politikalarıyla çelişen durumlarda ilgili çalışanları uyarır.
- Gelen yazı, rapor ve bilgileri özetleyerek yöneticinin zaman kazanmasını sağlar.
- Yöneticinin yokluğunda şirket faaliyetlerinin aksamadan yürütülmesini sağlar, gerekli durumlarda ilgili personeli bilgilendirir.
- Acil veya önemli konularda yöneticinin bilgilendirilip bilgilendirilmeyeceğine karar verir.
Bu dört sorumluluk düzeyinin de üzerinde yer alan ve yöneticiyle birlikte adeta bir yönetici yardımcısı gibi çalışan sekreter ise “yönetici sekreter” ya da “yönetici asistanı” olarak adlandırılır.
