Sekretere ve onun verdiği hizmetlere duyulan gereksinim tarihin başlangıcında ortaya çıkmıştır. Belgeler, ilk sistemli sekreterlik hizmetlerinin Eski Mısır ve Yunan toplumlarında verildiğini belgeliyor. Bu dönemlerde yazışma yoluyla iletişim, kayıt tutma ve belgeleme amacıyla sırdaş sekreterlere gerek duyulmuştur. Kelimeleri simgelerle ve işaretlerle ya da kısaltmalarla yazmayı sağlamak için stenografi geliştirilmiştir. Troniyen notları, kelimelerin birkaç kelimeden oluşan deyimlerin karşılığı olarak yazılmış binlerce işaretten oluşmuştur. Romalı hatip Cicero’nun azatlı kölesi olan Marcus Tullius Tiro, efendisinin senatodaki söylevlerini steno ile yazıyordu. 1786’da Samuel Taylor ve 1839’da Sir Isaac Pitman İngiltere’de steno sistemleri geliştirmişler; Fransa’da Emile Duploye, Almanya’da 1834’te Gabelsberger, Amerika’da J.Robert Gregg 1888’de kendi steno sistemlerini kurmuşlardır. Sekreterin günümüzdekine yakın anlamda ilk kez istihdam edildiği yer 1933 yılında Paris’te demir- çelik işletmesinin genel müdürlüğüdür. Osmanlı İmparatorluğu’nda da sekreter eğitimlerine önem verilirdi. Divan- ı Hümayundaki (yani devletin en üst kademesindeki) işler, reisülküttab (yönetici sekreter) ve onun idaresinde bulunan beylikçinin nezaretinde görülürdü. Ayrıca yöneticilerle umumi kâtip veya mahsus kalem müdürlüğü adında bugünkü adıyla sekreterler çalışmaktaydı. Türkiye’de ilk stenografi, Avram Benaroya tarafından ve Duploye sisteminden esinlenerek hazırlanmış ve 1928 yılında uygulanmaya başlanmıştır. Bu sistem, bir komisyon tarafından geliştirilmiş ve 1943 yılında İstenografi adıyla yayınlanmıştır.
Bugünkü anlamıyla sekreter ise ilk kez Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü ile Karayolları Genel Müdürlüğünde 1953 yılında çalıştırılmaya başlanmıştır. 1956-1959 yıllarında yeni bir steno sistemi kurulmuştur. 1959 yılındaki komisyon tarafından sisteme son şekli verilmiştir. Değişik bir çalışmada da alfabetik steno geliştirilmiştir. Son olarak, 1980’de Gregg sisteminden esinlenen Muzaffer Okutkan, yeni bir sistem oluşturmuştur. Kısacası Türkiye’de sekreterlik mesleği dünyadaki gelişimini izleyerek bugünkü hâlini almıştır.
Temel sekreterlik, bir kurumun günlük işleyişinin düzenli, hızlı ve sorunsuz yürümesini sağlayan idari destek faaliyetlerinin tamamıdır. Kulağa basit gibi gelir ama işin mutfağıdır; sekreterlik iyi değilse kurum aksar, telefonlar karışır, evrak kaybolur, randevular çakışır, herkes birbirine girer.
Temel sekreterlikte işin özü düzen kurmak ve o düzeni ayakta tutmaktır. Gelen–giden evrakın kaydı tutulur, dosyalanır, gerektiğinde anında bulunur. Telefonlar sadece “alo” demek için açılmaz; kimin aradığını, neden aradığını anlamak, doğru kişiye yönlendirmek ya da gerektiğinde not alıp geri dönüş sağlamak sekreterin sorumluluğudur. Aynı şekilde randevu ve ajanda takibi de çok kritiktir. Bir yöneticinin, doktorun ya da birimin programı sekreterin elindedir; yanlış bir saat, atlanan bir toplantı doğrudan kuruma zarar verir.
Yazışma kısmı da temel sekreterliğin bel kemiğidir. Resmi yazılar, e-postalar, dilekçeler, tutanaklar belirli kurallara göre hazırlanır. Burada hem Türkçeyi düzgün kullanmak hem de resmiyet sınırını bilmek gerekir. Ne çok laubali olacaksın ne de anlaşılmaz bir dil kullanacaksın. Sekreter, kurumun dışarıya açılan yüzüdür; yazdığı bir yazı kurumun ciddiyetini temsil eder.
Bir diğer önemli nokta gizlilik ve sorumluluk bilincidir. Sekreter, çoğu zaman herkesten önce bilgiye ulaşır: yazışmalar, özel görüşmeler, kişisel veriler… Bunların ağızdan ağıza dolaşmaması, dosyaların ortalıkta bırakılmaması temel sekreterliğin olmazsa olmazıdır. Özellikle sağlık kurumlarında ya da kamu kurumlarında bu konu hayati önem taşır.
Temel sekreterlik aynı zamanda insan ilişkileri işidir. Sinirli gelen vatandaşı sakinleştirmek, yoğun bir ortamda soğukkanlı kalmak, herkesin derdini dinleyip çözüm üretmeye çalışmak bu mesleğin görünmeyen ama en yorucu tarafıdır. Bilgisayar kullanmayı bilmek, ofis programlarına hâkim olmak, yazıcı–tarayıcı gibi araçları rahatça kullanmak da işin teknik tarafını oluşturur.
Kısacası temel sekreterlik; düzen, iletişim, gizlilik, planlama ve sorumluluğun birleştiği bir iştir. “Çay getir, telefon aç”tan ibaret değildir. İyi bir sekreter, çalıştığı yeri ayakta tutar; kötü bir sekreter ise en güçlü kurumu bile dağıtır. Bu yüzden temel sekreterlik, basamak gibi görünen ama aslında kurumun temelini oluşturan ciddi bir meslektir.
Teknolojinin Sekreterlik Mesleğine Etkileri
Sekreterlik mesleği teknolojik gelişmelerden önemli ölçüde etkilenmiştir. Christopher Sholes’in daktilo adını verdiği yazı makinesini buluşu (1867) ve bu makinenin geliştirilmesiyle (1873) sekreterlik hizmetleri yeni bir uzmanlık alanına kavuşmuştur. Dr. August Dvorak klavyelerin bilimsel esasa dayandırılması ve bir düzen içinde kullanılması için çalışmalar yapmıştır. Sağ ve sol ele eşit yük yükleyerek, kelimelerin %70’inin, parmakları temel sıradan ayırmaksızın yazılmasını sağlamıştır. Böylece sekreterlerin iş verimini %35 yükselteceği düşünülen ilk teknolojik ürün olan yazı makineleri metotlu olarak bürolarda kullanılmaya başlanmıştır. Sonraki yıllarda mekanik, elektromekanik, elektrikli ve pek çok fonksiyonu bulunan elektronik yazı makineleri ile yazı işlemleri daha da kolaylaşmış, istenen her türlü yazının hatasız ve kısa zamanda yazılması sorun olmaktan çıkmıştır.
Daktilo adlı basit teknoloji ürününün sekreterler tarafından kullanılmaya başlanması, sekreterlerin uzmanlaşma sürecinin ilk adımıdır. Bugün iletişim, kayıt tutma ve belgeleme işlemleri, geliştirilen ileri teknoloji (hi-tec) araçları ile daha hızlı ve verimli olarak yapılabilmektedir. Telefon, teleks sonra da faks, elektronik mektup ve bilgisayar sözü edilen teknoloji ürünlerinden bazılarıdır. Bilgisayarların ve yazılımların gelişmesi ile gerçekleştirilen kâğıtsız bürolar ve büro otomasyonu uygulamaları, işlerin daha kısa sürede ve en iyi şekilde tamamlanmasını sağlamıştır. Teknolojik gelişmeler sekreterlerin işlerini kolaylaştırmasının yanı sıra iyi yetiştirilmiş eleman ihtiyacını da giderek arttırmıştır.
Eğitimin Sekreterlik Mesleğine Etkileri
İnsanın bilime duyduğu hayranlık ve iş gereklerinin doğal sonucu olarak bilimsel çalışma arzusu, ticaret ve iş eğitimi konusunda Avrupa ve Amerika’da 17. ve 18.yy.larda sekreterlik okullarının açılmasını zorunlu kılmıştır. Formel eğitimin yararlarının anlaşılmasıyla da bu okulların sayısı çoğalmıştır. Ülkemizde ise, nitelikli büro elemanlarına duyulan ihtiyacı karşılamak üzere ilk kez 1956 yılında Amerika’dan gelen uzmanlar tarafından Ankara’da 30 kız öğrenciden oluşan iki yıl süren lise ve dengi okul mezunları için sekreterlik programı açılmıştır. Bu iki yıllık eğitim programı daha sonra İstanbul, İzmir, Bursa, Adana, Erzurum, Eskişehir, Malatya, Samsun ve Zonguldak olmak üzere on ilde açılmıştır. Bu öğretim kurumlarının yüksek öğretim sayılmaması talebin düşmesine neden olmuş ve bu öğretim kurumları 1975-1976 öğretim yılında kapatılmıştır. 1980-81 öğretim yılından başlayarak YAYKUR bünyesinde meslek yüksekokullarında sekreterlik bölümleri açılmaya başlanmıştır. 1982’den bu yana değinilen yüksekokullar üniversitelerin bünyesine alınmıştır. Öte yandan 1970 yılında bu alanda hizmet verecek iş gücünü yetiştirmek için orta öğretim düzeyinde “sekreterlik meslek liseleri” açılmıştır: Ankara, İzmir, İstanbul daha sonra Manisa’da. 1991-1992 öğretim yılında Anadolu sekreterlik liselerine dönüştürülen bu liselerde sekreterlik ve yabancı dilin önemi ortaya konulmuştur. Sekreterlik meslek lisesi mezunlarının yanı sıra ticaret lisesi mezunlarının da çalışma hayatına sekreter olarak alınmayı tercih ettikleri görülmüştür. Katkısı sınırlı da olsa, halk eğitim merkezleri ve özel dershanelerin ve eğitim danışmanlık şirketlerinin düzenlediği beceri kazandırma kurslarıyla sekreterlik eğitimi verilmektedir. Bugün Türkiye’de hemen hemen bütün bölgelerdeki üniversitelerin bünyelerinde yer alan meslek yüksekokullarında iki yıllık eğitim ve veren “büro yönetimi ve sekreterlik” programları açılmıştır. AÖF – Büro Yönetimi Programları ise nitelikli büro elemanı ve sekreter yetiştirmek üzere 1993 – 1994 ders yılında açılmış olup hâlen eğitim ve öğretimini sürdürmektedir. Gazi Üniversitesi Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi, bünyesindeki Büro Yönetimi Eğitimi Ana Bilim Dalı adıyla lisans programı sunmaktadır. Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsünde Büro Yönetimi Eğitimi Yüksek Lisans Programı 1994 yılında açılmıştır. Bunun yanı sıra, çeşitli üniversitelerdeki sağlık meslek yüksekokullarının “tıbbi dokümantasyon ve sekreterlik” programları mevcuttur. Sekreterlik mesleğinin gelişiminde ve bir meslek olarak saygınlık kazanmasında bu okulların büyük rolü olmuştur. Ancak, yükseköğretim kurumlarının yetiştirdiği sekreter adaylarının sayısı gereksinimi karşılayamamaktadır. Bu nedenle uzaktan öğretimin özgün eğitim olanaklarını işe koşarak, karşılanamadığı için açıkta kalan bu talebi karşılamak üzere devreye girmesi kaçınılmaz olmuştur. Kayıtlı öğrencisi bulunduğunuz sertifika programının başlatılma gerekçelerinin başında, yükseköğretim görmüş sekreter sayısının yetersizliği gelmektedir.
