Bilgi teknolojileri şirket içi opersyonları desteklediği gibi aynı zamanda tedarik zinciri içerisinde yer alan şirketler arasındaki işbirliğini destekleyebilir. Yüksek hızlı veri ağları ve veri tabanları kullanılarak, şirketler bir bütün olarak tedarik zincirini ve tedarik zinciri içerisindeki kendi pozisyonlarını daha iyi yönetebilmek için gerekli olan verileri paylaşabilirler. Teknolojinin etkin kullanımı, bir şirketin başarısı için kilit bir özelliktir. Bütün bilgi sistemleri üç ana fonksiyonu yerine getiren teknolojileri kapsar: Veri depolama ve veri alma, veri değiştirme ve raporlama. Farklı bilgi sistemleri bu fonksiyonel alanlarda farklı kapasite bileşkelerine sahiptirler. Belirli kapasite bileşenleri, yerine getirilmesi için bir sistemin tasarlandığı işin gereklerine bağlıdır. Tedarik zincirinin değişik özelliklerini desteklemek üzere kullanılan bilgi sistemleri bu üç ana fonksiyonun belirli bileşkelerini yerine getiren teknolojiler aracılığı ile yaratılmaktadır.
Başlangıcından bu tarafa, lojistik ürün depolama ve bu ürünlerin dağıtım kanalları aracılığı ile akışına odaklanmıştır. Bilgi akışı ve bilginin doğruluğunun müşteriler açısından taşıdığı önem kritik olarak görülmediği için sıklıkla gözden kaçmıştır. Buna ek olarak, bilgi transfer oranı gerekli evrakların transfer hızı ile sınırlı kalmıştır. Tedarik zincirlerinde özellikle etkin lojistik sistemlerinin tasarımı ve işletilmesinde zamanlı ve doğru bilginin daha kritik bir önem taşımasının dört nedeni vardır. Birincisi; müşteriler açısından sipariş durumu, ürün bulunabilirliği, dağıtım planı, yüklemenin izlenmesi ve faturalamanın toplam müşteri hizmetinin gerekli unsurları olarak algılanmaya başlanmış olmasıdır. Müşteriler gerçek zamanlı bilgiye ulaşmayı talep etmektedirler. İkinci neden; toplam tedarik zincirinin varlıklarını azaltma amacı ile birlikte, yöneticiler bilginin stok miktar ve maliyeti ve insan gücüne olan ihtiyacın da azaltılmasında kullanılabileceğinin farkına varmış olmalarıdır. Özellikle gereksinim planlamasında mevcut bilginin kullanılması talep belirsizliklerini minimum düzeye indirerek stok seviyesinde ciddi tasarruflara neden olmaktadır. Üçüncü neden; bilginin stratejik avantaj elde etmek için kaynakların nasıl, ne zaman ve nerede kullanılacağı konusundaki esnekliği arttırmasıdır. Dördüncü ve son neden ise; internet vb. teknolojilerin kullanılması ile artan bilgi transferi ve değişim kapasitesi alıcı ve satıcı arasındaki ilişkileri değiştirmiş ve kanal ilişkilerinin yeniden tanımlanmasını sağlamıştır.
Tedarik zinciri bilgi sistemi lojistik eylemleri de kapsayan bütünleşik bir süreçtir. Bütünleşme dört ana fonksiyon üzerinde olmaktadır.
• İşlem sistemleri (transaction systems)
• Yönetim kontrolü
• Karar analizi
• Stratejik planlama
Şekil 5.1 her bir bilgi işlevsellik düzeyindeki lojistik eylemleri ve kararları göstermektedir yönetim kontrolü, karar analizleri ve stratejik planlama güçlü bir işlem sistemi alt yapısının olmasını gerektirmektedir.
Bir işlem sistemi biçimlendirilmiş kurallar, prosedürler, standartlaştırılmış iletişim, büyük hacimli işlemler ve günlük olarak takip edilen operasyonlar tarafından şekillendirilmektedir. Yapılandırılmış süreçler ve geniş hacimli işlemlerin bileşkesi bilgi sisteminin etkinliği üzerinde önemli bir vurguya sahiptir. En basit düzeyde, işlem sistemleri bireysel lojistik eylemleri ve fonksiyonları başlatır ve kaydeder. İşlem eylemleri; sipariş girişi, stok tahsisi, sipariş seçimi, yükleme, fiyatlama, faturalama ve müşteri sorguları gibi eylemlerden oluşur. Örneğin; müşteri sipariş girişi müşterinin bilgi sistemine ürün için istekte bulunması nedeniyle giriş işlemini temsil etmektedir. Sipariş giriş işlemi, ikinci işlem olan siparişe yönelik stokun tahsis edilmesi işlemini başlatır. Daha sonra üçüncü işlem, ambar bölgesinden siparişin seçilip toplanması işlemi olan depolama işlemini ortaya çıkarır. Dördüncü işlem siparişin müşteriye nakliyesi işlemini başlatır. Son işlem ise faturalama, kayıt altına alma ve ödemenin alınması olarak gerçekleşir. Süreç boyunca firma ve müşteri sipariş durumunu dikkate alacak şekilde gerçek zamanlı ve doğru bilgiye ulaşma beklentisi içerisindedir. Böylelikle müşteri sipariş döngüsü bir dizi bilgi sistemi işlemi aracılığı ile tamamlanmış olur. Tedarik zinciri bilgi sisteminin ikinci aşaması performans ölçümü ve raporlamaya odaklanan yönetim kontrol aşamasıdır. Performans ölçümü, tedarik zinciri performansı ve kaynak kullanımı hakkında yöneticilere geri bildirim sağlaması açısından gerekli ve önemli bir unsurdur. Yaygın performans ölçümleri; maliyet, müşteri hizmeti, verimlilik, kalite ve varlık yönetimi ölçüleridir.
Tedarik zinciri bilgi sistemi, geçmişe yönelik sistem performansının raporlanmasında kullanılması gerekli iken, aynı zamanda operasyonel sorunların ve fırsatların tanımlanması için de gereklidir. Bu tarz harici yönetim bilgileri olası müşteri siparişlerinin ya da operasyonel sorunların belirlenmesinde oldukça faydalıdır. Örneğin; proaktif tedarik zinciri bilgi sistemi planlanan stoklar ve tahmin edilen gereklilikler temel alınarak gelecekte ortaya çıkması olası stok eksikliklerini belirleyebilmelidir. Aynı zamanda raporlama sistemi kapasite sınırlarını aşan nakliye, dağıtım ya da işçilik gerekliliklerini de belirleyebilecek yetenekte olmalıdır.
Bazı kontrol ölçümleri çok iyi tanımlanabilirken örneğin maliyet gibi, diğerleri daha az çok özel bir biçimde belirlenebilir, örneğin müşteri hizmeti ve kalite gibi. Örneğin, müşteri hizmeti şirket acısından içsel olarak ölçümlenebileceği gibi müşteri açısından da dışsal olarak da ölçümlenebilir. İçsel ölçümleri izlemek kolayken, dışsal ölçümleri izlemek spesifik müşterileri dikkate alan izleme performanslarının gerekli olmasından dolayı daha zordur. Üçüncü tedarik zinciri bilgi sistemi düzeyi, etkinliğin arttırılması için tedarik zinciri ve lojistik stratejileri ve alternatif taktiklerin tanımlanmasında, değerlendirilmesinde ve karşılaştırılmasında yöneticilere yardımcı olacak yazılım araçları üzerine odaklanan karar analizidir. Tedarik zinciri tasarımı, stok yönetimi, kaynak tahsis etme, yönlendirme ve bölümsel karlılık gibi analizler bu aşamada ele alınan tipik analizlerdir. Karar analizi için tedarik zinciri bilgi sistemi, veri tabanı bakımı, modelleme, analiz ve raporlama gibi unsurları içerisinde barındırmalıdır. Benzer biçimde yönetim kontrol, karar analizi örneğin araç yönlendirme ve depo planlama gibi bazı taktiksel analizlerin yapılmasına da olanak sağlayabilmelidir. Karar analizi uygulamaları aynı zamanda, tatmin edilmiş bir müşteri kitlesine sahip olmak için müşteri ilişkilerinin yönetilmesinde de kullanılabilmelidir. Stratejik planlama tedarik zinciri bilgi sisteminin son aşamasıdır. Bu aşamada işlem verileri organize edilir ve bir sentez halinde değişik stratejilerin olasılık değerlendirmelerinin yapılmasına yardımcı olması için iş planlamasına ve karar alma modellerine dönüştürülürler. Temel olarak, stratejik planlama tedarik zinciri ve lojistik stratejilerinin geliştirilmesi ve daha rafine edilmiş bir hale getirilmeleri için bilgi desteği verilmesi üzerine odaklanır. Bu kararlar daha çok karar analizinin bir uzantısıdır ancak daha özet, daha az yapılandırılmışlardır ve daha uzun döneme odaklanmışlardır. Stratejik birliktelikler oluşturma arzusu, imalat kapasitesinin genişletilmesi, müşteri tepkisi ile ilgili olan pazar fırsatlarının belirlenmesi stratejik planlamaya örnek verilebilir.
Şekil 5.2 tedarik zinciri bilgi sistemi geliştirmenin maliyet ve faydalarını göstermektedir. Şeklin sol tarafı geliştirme ve bakım özellikleri kısmını gösterirken sağ taraf elde edilecek faydaları yansıtmaktadır. Geliştirme ve bakım maliyetleri donanım, yazılım, iletişim, eğitim ve personel harcamalarını kapsamaktadır.
Genelde sağlam bir temele sahip tedarik zinciri bilgi sistemi oluşturmada işlem sistemleri için yapılacak yatırım önem taşımaktadır. İşlem sistemi maliyetleri fazla sayıda sistem kullanıcısı olması, yüksek oranda veri iletilmesi gerekliliği, yüksek işlem hacmi ve yazılımların karmaşık özelliklere sahip olması nedeniyle yüksektir. Yönetim kontrol ve karar analizi sistemleri sorun süreçlerine ve alternatiflerine daha net bakılmasını sağlar. Örneğin; benchmarking kontrol sistemi firmanın rakiplerine oranla eksik kaldığı süreçlerin daha iyi tanımlanmasına yardımcı olur. Böylelikle dışsal müşteri denetçileri de bu doğrultuda seçici fırsatları ve müşteri odaklı programları belirleme fırsatını bulur. Son olarak, stratejik planlama sistemi tedarik zinciri tasarımını, müşteri/ ürün karlılığını, bölüm katkılarını ya da birleşme yararlarını değerlendirme yeteneği ile tüm işletme karlılığı ve rekabet açısından çok önemli faydalar elde edecektir. Geçmişte pek çok sistem işlem sistemlerinin etkinliğini geliştirme üzerine odaklanmıştır. Bu doğrultuda yapılan yatırımlar hızlı ve daha az operasyon maliyeti, beklenen düzeyde maliyet azaltımı gibi faydalar sağlamıştır. Günümüzde ise tedarik zinciri bilgi sistemi geliştirme ve uygulama çabaları arttırılmış tedarik zinciri sistem bütünleşmesi ve daha etkin karar alma faydasını elde etmeye odaklanmıştır.
Bilgi, bütün tedarik zinciri süreçleri ve üyeleri arasındaki temel bağdır. Bilgisayar ve bilgi teknolojileri, tedarik zinciri boyunca gerçek zamanlı ve online iletişime olanak sağlar. Tedarik zinciri boyunca ürünlerin ve hizmetlerin etkin akışını sağlayan teknolojiler “etkinleştiriciler” olarak adlandırılır. Tedarik zinciri yöneticileri modern tedarik zincirinde bilginin stokların yerini aldığını ifade etmektedirler. Bu ifade tam anlamı ile doğru olmamasına rağmen, şirketlerin belirli oranda stok yapmadan çalışmalarının zorluğu, bilgi tedarik zincirlerinin yönetim şeklini değiştirmekte ve bu değişimler de daha düşük ölçekte stok tutulmasını sağlamaktadır. Bilgi teknolojileri olmaksızın, tedarik zinciri yönetimi global anlamda günümüzde elde etmiş olduğu başarı düzeyini yakalaması olanaksızdır.