Hastane bilgi sistemlerinin alt birimlerinin bütünleşik olarak çalışması başka bir deyişle ortak bir veri tabanı üzerinde işlemlerin gerçekleştirilmesi esastır. Böylece hastanenin tüm klinik ve hizmet birimleri arasında her birimin yetki ve sorumlulukları çerçevesinde bilgi paylaşımı gerçekleştirilebilecek, bilgi tutarsızlıkları, kayıt ve gelir kaçakları önlenebilecek, hastane yönetiminin etkinlik düzeyi önemli ölçüde artırılmış olacaktır. Ayrıca bu sistemle tıbbi bilgilerin izlenmesi için de güvenilir bir altyapı oluşturularak doğrudan doğruya tedavi hizmetlerinde niteliğin yükseltilmesi hedeflenmektedir.
Hastane Bilgi Sistemlerinin (HBS) başlıca alt birimleri, bir hastanenin operasyonel, klinik ve idari tüm süreçlerini dijital olarak yönetmek ve entegre etmek üzere tasarlanmıştır. Bu sistemler, hastane yönetiminin etkinliğini artırırken, hasta bakımının kalitesini yükseltmeyi hedefler.
İşte bu sistemlerin ana alt birimleri:
1. Klinik Bilgi Sistemleri
Doğrudan hasta bakımı ve tıbbi süreçlerle ilgili bilgileri yönetir.
- Elektronik Sağlık Kayıtları (EHR/EMR): Hastanın tıbbi geçmişi, alerjileri, tanıları, ilaçları ve tedavi planlarını içeren merkezi dijital veri tabanıdır. Tüm HBS’nin temelini oluşturur.
- Radyoloji Bilgi Sistemi (RIS): Görüntüleme hizmetlerinin (MR, BT, Röntgen) planlanması, çekilmesi, raporlanması ve arşivlenmesi süreçlerini yönetir. Görüntü Arşivleme ve İletişim Sistemi (PACS) ile entegre çalışır.
- Laboratuvar Bilgi Sistemi (LIS): Laboratuvar testlerinin talep edilmesi, sonuçların işlenmesi, takibi ve raporlanması süreçlerini yönetir. Sonuçları otomatik olarak EHR’a iletir.
- Eczane/Farmasi Bilgi Sistemi: Hastanenin ilaç stoklarını, dağıtımını, reçete kontrolünü ve hastaların kullandığı ilaçların takibini sağlar. İlaç-ilaç etkileşimleri ve dozaj hataları konusunda uyarı verir.
- Hasta Başı İzleme Sistemleri: Yoğun bakım ünitelerinde (YBÜ) olduğu gibi, hastanın yaşamsal belirtilerinin (kalp atışı, tansiyon vb.) anlık olarak sisteme aktarılmasını sağlar.
2. İdari ve Finansal Bilgi Sistemleri
Hastane yönetiminin mali ve idari süreçlerini yönetir.
- Hasta Kabul ve Randevu Sistemi (ADM/Scheduling): Hastaların hastaneye giriş (yatış/ayaktan) işlemlerini, kimlik doğrulamasını, randevu planlamasını ve yatak tahsisini yönetir.
- Faturalandırma ve Muhasebe Sistemi: Sunulan hizmetlerin ücretlendirilmesi, sigorta şirketleriyle veya hastalarla fatura takibi, ödeme işlemleri ve genel muhasebe kayıtlarını tutar.
- İnsan Kaynakları (HR) Yönetim Sistemi: Personel özlük dosyaları, bordro, izinler, vardiya planlaması ve eğitim kayıtlarını yönetir.
- Tedarik Zinciri Yönetim Sistemi: Tıbbi malzeme, ilaç ve diğer sarf malzemelerinin envanter takibi, satın alma süreçleri, sipariş ve depo yönetimini optimize eder.
3. Karar Destek ve Raporlama Sistemleri
Toplanan büyük veriyi analiz ederek yönetim ve klinik karar süreçlerine yardımcı olur.
- Yönetim Bilgi Sistemi (MIS) ve İş Zekası (BI): Hastane performansını (doluluk oranı, gelir, hasta bekleme süreleri, enfeksiyon oranları gibi) gösteren raporları ve gösterge tablolarını (dashboards) oluşturur.
- Kalite Yönetim Sistemleri: Tıbbi hataları, istenmeyen olayları ve enfeksiyon oranlarını takip ederek kalite standartlarının sürdürülmesine yardımcı olur.
Bu alt birimlerin tamamı, hastanenin her noktasında kesintisiz bilgi akışını sağlamak için birbirleriyle entegre çalışmalıdır.
HASTANE BİLGİSAYAR OTOMASYON SİSTEMİ
Hastane bilgisayar otomasyon sistemi; hastane hizmetlerinin bilgisayar aracılığı ile gerçekleştirilmesi, elektronik ortamda bilgi alışverişinin otomatik olarak yapılması, tıbbi-finansal/ mali hizmetler açısından ortaya çıkan detaylı bilgilerin bilgisayara dayalı bir enformasyon sistemi ile kayıt altına alınıp bilgiye dönüştürülme işlemi olarak tanımlanmaktadır. Başka bir yaklaşımla otomasyon sistemleri; hastanenin çeşitli düzeylerinde karar almasına yardımcı olmak amacıyla bilgi toplama ve yayma fonksiyonlarını üstlenen, değişik kaynaklardan elde edilen verileri bütünleyen, bilgisayar, yazıcı, faks, modem, işletim sistemleri, yapısal kablolama, veri tabanları, yazılım gibi donanımları kullanan karmaşık sistemlerdir. Nitelikli bir otomasyona sahip bir hastanenin en önemli hedeflerinden biri hastalarının doğru ve düzenli tıbbi kayıtlarına sahip olmaktır. Doğru tıbbi kayıtlara sahip olabilmek için bilgisayarda ilgili hastanın kaydının doğru isim altında toplanması gerekir. Aynı ad soyada, hatta doğum tarihine sahip ne kadar insan olduğu düşüldüğünde, bu konuda hastanın hastaneye gelişlerinde, ilk kayıt ve sonrasında doğru bilgiyi vermesi son derece önemlidir.
Hasta kayıtlarının elektronik ortamda tutulması birinci basamak sağlık kurumlarında mecburiyet arz etmektedir. Hasta kayıtları kapsamında sadece hasta olanların değil, bölge nüfusunun tamamının bir envanterinin sağlık kurumunun kayıtlarında görünüyor olması ve bu kayıtların mümkün olan en güncel hâlde tutulması yer almaktadır. İyi bir enformasyon sistemi yoksa önemli bazı kayıtlar kaybolabilir, bir hastanın tüm sağlık geçmişine ulaşılamayabilir. Tüm kayıtların tek bir veritabanında ve istenildiği zaman yetkili kişiler tarafından erişilebilir olması, çeşitli şekillerde sorgulanabilir olması, hizmetlerin yapılabilirliği ve kalitesi bakımından önemlidir.
HASTANE YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ
Hastane yönetim bilgi sistemi, hastane işletmelerinin çeşitli düzeylerindeki karar alıcılarına yardımcı olmak amacıyla bilgi toplama ve bilgi yayma fonksiyonlarını üstlenen değişik kaynaklardan elde edilen verileri bütünleyebilen sistemdir. Hastane yönetim bilgi sistemi; güvenlik ve bilgi erişim, hasta kaydı ve endeks sistemi, poliklinik, klinik, tıbbi kayıt radyoloji, eczane, laboratuvar, ameliyathane, doğum odası, acil servis, döner sermaye ve muhasebe, bordro, personel, stok kontrol ihale dosyaları, satın alma, diyet planlaması, demirbaşların takibi v.b. alanlarında kullanılmaktadır. Bilgi sisteminin işlevi ait olduğu kuruluşun bilgi taleplerini doğru, zamanında, tam ve uygun biçimde karşılamaktır.
BİR HASTANENİN GÜNLÜK İŞLEMLERİ
- Hastaya ilişkin başvuru, kabul, sağlık durumu, sevk ve taburcu kayıtları,
- Tanı ve tedaviye ilişkin hastaya uygulanan işlemler ve klinik, laboratuvar, radyoloji, ameliyathane, eczane, terapi, diyet etkinlikleri,
- Genel yönetime ilişkin personel, sabit tesis, cihaz ve malzeme durumları ve yönetimleri,
- Mali işlere ilişkin muhasebe, müşteri hesapları, vergilendirme vb. konular sayılabilir.
Hastane bilgi sisteminden beklenen sadece günlük işlemleri kaydetmek ve izlemekle sınırlı kalmayıp aynı zamanda yönetime, denetim ve planlama işlevlerinde de yardımcı olmasıdır.
Bu açıklamalara dayanılarak hastane bilgi sistemini yönetimi desteklemeye ilişkin sistemler, tanı ve tedaviyi desteklemeye ilişkin sistemler, entegre (tam bütünleşik) sistemler, modüler hastane yönetim bilgi sistemi olarak 4 ayrı grupta ele almak mümkündür.
Yönetimi Desteklemeye İlişkin Sistemler
Ülkemizde çok yaygın olmamakla birlikte bazı hastanelerde kurulan bilgisayarlar genellikle rutin faaliyetleri yerine getirmekte kullanılmaktadır. Bu bilgisayar sistemleri ile hastadan alınan ücretlerin faturalandırılmasından, malzeme takibine kadar pek çok işi takip etmek mümkündür. Günlük işlemlerin takibi yanında bilgisayarlar yönetime bilgi sağlamak amacıyla da kullanılmaktadır. Hastane yönetim bilgi sistemi, değişik biçimlerde kurulabilmektedir. İlk uygulamalarda genel amaçlı orta ve büyük boy bilgisayarlardan yararlanılmış mini bilgisayarların piyasaya sürülmesi ile küçük kapasiteli hastaneler bu sistemi tercih etmişlerdir. Hastane bilgi sistemleri iki basamağa ayrılmaktadır: Birinci basamak sistemler; veri toplama ve iletme, servislerin istediği bilgiyi işleme, hasta masraflarının takip edilmesi, maliyet verilerini elde etme ve günlük raporların hazırlanması gibi işlemleri yapmaktadır. Örneğin günlük boş yatak durumu, tahsil edilecek hesapların takibi vb. İkinci basamak sistemler ise birinci basamak sistemlerin işlevlerini aynen gördüğü gibi aynı zamanda servislerin görev ve isteklerine göre programlanan klinik bilgilerin tutulması ve hastalık kayıtlarının işlenmesi görevini de üstlenmektedir. Hastane yönetim bilgi sistemi genellikle kaynak kullanımı ve programlama sistemlerinden, mali yönetim sistemlerinden malzeme ve tesis yönetim sistemlerinden, personel yönetim sistemlerinden oluşmuş bir bütünleşik (entegre) yönetim bilgi sistemidir.
Kaynak Kullanımı ve Programlama Sistemi: Yüksek bir enflasyon ortamında ihtiyaçların çok büyük parasal yatırım gerektirmesi ve kaynakların gittikçe azalması, etkin kaynak kullanımını gündeme getirmektedir. Hastanede dolu yatak oranını, klinik ve acil servis faaliyetlerini, malzeme ve cihaz kullanımını programlamak ve izlemek üzere bilgi sistemleri geliştirilmiştir. Bu suretle etkin bir kaynak dağılımı gerçekleştirilmekte ve hastalara da kolaylık sağlanmış olmaktadır. Özellikle hastanın yatış günü ve ameliyat gününün önceden belirlenmesinde bu sistem çok yararlı olmaktadır. Bilgi sistem programı daha önce hastaneye kabul edilmiş hastaların tanı, operasyon ve tedavilerinin sonuçları ve hastanın yaşı, cinsiyeti gibi verilere dayanarak hesaplanan ortalama yatış ve işlem sürelerinin belirlenmesinde ve yeni başvuruların değerlendirilmesinde kullanılabilir. Bu değerlendirme sonucuna göre gelecek günlerin hasta kabul sırası ve yoğunluğu belirlenebilir.
Polikliniklerde ön kayıt ve randevu sistemi, önemli ve gereklidir. Bilgi sistemi her başvuruda kabul gün ve saatini bildirecek biçimde düzenlenmiştir. Ayrıca analiz yoluyla da kliniklerde hasta tiplerine, haftanın günlerine ve günün saatlerine göre “boş geçen zaman” oranları hesaplanabilir. Bu bilgi, hastane yöneticilerine görev dağıtımının programlanmasında yardımcı olmaktadır. Kabul edilecek hastaların bir gün önceden otomatik olarak verilmesi, kliniklerin hasta kayıtlarının tutulmasında da kullanılmaktadır. Bilgi sistemi aynı zamanda bir hasta dosya indeksini de içerir. Bu dosya her hasta için düzenlenir ve hasta ile ilgili kişisel bilgiler bu dosyada yer alır ve istendiğinde bu dosyadaki veriler geri çağrılabilir.
Kaynak kullanımı ve programlama sistemi, hastane kaynaklarından en iyi şekilde yararlanma, talebi karşılama, bütçe düzenleme, orta ve uzun dönem planlama konularında hastane yöneticisine yol gösterici olmaktadır.
Mali Yönetim Bilgi Sistemi: Maliyetlerin hızla yükseldiği ve mali yönden hesap verme sorumluluğunun ve hesap verilecek makamların hızla arttığı günümüzde hastane yöneticileri şiddetli bir biçimde güvenilir mali yönetim sisteminin gerekliliğini hissetmektedirler.
Hastanelerde bilgisayar kullanımı ilk olarak mali bilgi sistemi alanında olmuştur. Sağlık hizmetleri alanında en önemli sorunun bu gün olduğu gibi geçmişte de gelir-gider dengesinin sağlanarak sağlam bir yapı içerisinde büyümek olduğu bilinmektedir. Mali bilgi sistemi hastanelerde verimlilik performansının ne olduğunu gösterme açısından yöneticilerin vazgeçemeyecekleri bir konudur.
MALİ YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİNİN AMAÇLARI
- Günlük muhasebe işlemlerini yürütmek,
- Yatırım kararlarında giderin en aza indirilmesi için gerekli sayısal bilgileri sağlamak,
- Etkin bir mali işlemler alt bilgi sistemi kurmak,
- Mali işlemlerin denetim ve değerlendirilmesinde kullanılacak mali raporları hazırlamak.
Bir hastanede mali yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi için önce iyi bir muhasebe sisteminin kurulması gerekmektedir. Muhasebe; parasal yönden bilgi sağlamak üzere veri toplama, birleştirme, özetleme, analiz etme ve elde edilen sonucu rakamsal olarak ifade etme biçiminde tanımlanmaktadır. Hastane muhasebe sistemi ise; hastane işletmesi hakkında parasal yönden bilgi sağlamak üzere veri toplar, bunları birleştirir, analiz eder ve raporlar hazırlayarak yöneticilerin (hastane müdürü, başhekim, yönetim kurulu) bu konular da bilgilendirilmesini sağlar. Bir hastane bilgi sistemi içinde sistem analisti, mevcut muhasebe işlemlerini bilgisayara uyarlarken muhasebeci ve ilgili memurlar ile çalışmalıdır. Çünkü ortak bir sistemin iyi bir şekilde kurulması ancak düzenli bir iş birliği ile mümkündür. Tahsil olunacak alacakların belirlenmesi için hastanenin mali işlemleri bir bütün olarak ele alınmalıdır. Mali yönetim, bilgi işlem süreci hasta kabulünden başlayıp yapılan her türlü harcamanın listelenmesi ve toplam miktarın tahsil edilmesine kadar devam etmelidir. Hastane mali bilgi sistemlerinin kurulmasında iki farklı yöntem söz konusudur. Bunlardan birincisi; hastane mali yönetimi ve muhasebesinin her birim için bağımsız olarak kurulması, ikincisi ise her birimdeki bilgisayarın birbiri ile ilişkili olarak planlama, takip ve denetleme işlevini yürütecek şekilde tam bütünleşik bir mali yönetim bilgi sisteminin kurulmasıdır. Kısaca birinci sistemde her birimdeki faaliyet diğer birimlerden bağımsız, ikinci sistem ise bütünleşik bir yapıdadır. İkinci sistem olan tam bütünleşik mali yönetim sistemi ise yönetimin her düzeyi için gerekli zamanlarda ve anlamlı bilgiler sağlamaya yönelik olarak geliştirilmektedir.
