Bordro hazırlama ve hesap çıkarma (Personel veri sisteminden gerekli bilgiler alınır)
- Yapılacak ödemelerin hesabı (Satın alma birimi ile koordine edilir)
- Yapılan masrafların tahsil edilmesi, hasta ve üçüncü şahısların borçlarının hesabı ve tahsil
edilmesi - Ana defter (defter-i kebir) hesabı
- Genel giderlerin paylaştırılması için gider dağıtım sistemi
- İlgili kişi ve kuruluşlara sunulacak mali raporları hazırlama
- Bütçe düzenleme ve bütçe denetimi
Malzeme ve Tesis Yönetim Bilgi Sistemi: Yönetime bilgi sağlayan başlıca araçlardan olan bilgisayarlar tesisler ve malzemelerin daha verimli yönetiminde hastanelere yardımcı olmaktadır. Örneğin malzeme ihtiyaç planlaması, satın alma, envanter denetimi, yiyecek yönetimi ve yemek listesi hazırlama, tesis bakımlarını izleme, enerji yönetimi, projeleri programlama, ve denetim konuları bu kapsamda yer alan bazı konulardır.
Hastanelerde araçgereç ve malzeme istekleri bilgisayar destekli satın alma sistemine girdi olarak verilir. Bu istekler bilgisayara girer ve mali denetim için bütçe izni bakımından karşılaştırılır. Malzeme hesabının aşılmış olması hâlinde uyarılır ve izlenmesi için ilgili denetçiye iletilir. Bütçe hesabından onay alınırsa bilgisayar sipariş talimatını oluşturur. Malzeme teslim alınınca da alındı kaydı bilgisayara verilir ve ilk kayıt ile karşılaştırılır. Otomatik satın alma sistemlerinin çoğu hastane ödeme emri hesabına doğrudan bağlı bulunmaktadır. Bazıları ise seçilmiş kalemleri otomatik olarak yeniden sipariş verebilmektedir. Bilgisayar destekli olarak en az giderle ve diyet koşullarına uygun yemek mönüleri hazırlanabilir. Hastaneler için bilgisayar destekli özel mönü planlaması yapan paket programlar da alınabilir.
Hastanede mevcut araçgereç ve cihazların bakım işlerinin programlanması ve bu konuda rapor hazırlamak amacı ile de sistemler geliştirilmiştir. Bu sistemler, denetçi raporları, yedek parça envanter denetimi, bakım gideri gibi işlevleri üstlenmektedir. Ayrıca hastane yöneticisi malzeme tesis yönetim sisteminden iş gücü dağıtımı, görevlilerin ve kaynak kullanımının denetimi gibi konularda da yararlanabilmektedir. Hastane yönetiminde bilgisayar destekli malzeme yönetim bilgi sistemine geçilmesinin en önemli sebeplerinden biri, hastaneye girişi yapılan ve kullanılan her tür malzemenin yönetim kademesi tarafından takip ve kontrolünün yapılabilmesini sağlamaktır. Her tür demirbaş ve sarf malzemesinin tüketimi yönetim tarafından sıkı bir şekilde denetlenebildiği takdirde hastanenin gelir gider dengesini optimum düzeyde tutmak daha kolay olacaktır. Hastanelerde demirbaş ve sarf malzemeleri olmak üzere iki tür malzeme vardır. Sarf malzemeleri genelde tıbbi amaçlı olabildiği gibi mutfak, çamaşırhane gibi ünitelere alınmış gıda ve temizlik malzemelerinde olabilir. Burada önemli olan malzemenin içeriği değil, malzeme yönetim bilgi sistemi tarafından bu malzemelerin kabulünden sarfına kadar izlenmesidir. İzleme faaliyeti kurulacak bilgisayar desteği ile sağlanabilir. Bu sistem hastane genelinde tüm malzemenin kontrolünü hızlı bir şekilde yapan bir otomasyon sistemidir. Malzemenin kabulü, hastanenin ihtiyaç olarak tespit ettiği kalemlerin uygun bir prosedür içerisinde satın alınarak hastaneye girişinin yapılmasını; malzemenin kullanım safhası ise, hastaneye alınmış olan malzemelerin gerek hastane içinde stoklanarak gerekse stok yapılmadan kullanımını yöneten fonksiyonları içermektedir. Bu iki temel faaliyetin yerine getirilmesinde yönetim bilgi sistemi prensipleri kullanılır.
Personel Yönetim Bilgi Sistemi: Personel, bir hastanenin en önemli kaynağıdır. Bu önemli kaynağın elde tutulabilmesi için bir hastane bütçesinin % 60-70 ‘inin personel giderlerine ve sosyal yardımlara ayrılmakta olduğu bilinen bir gerçektir. İş gücü planlaması ve verimlilik analizi konularında da yararlanmak üzere hastanede iyi bir personel yönetim bilgi sistemine ihtiyaç vardır.
Personel yönetim bilgi sistemi, iş yükü analizleri yaparak hastanenin eleman ihtiyacını gösterecek şekilde de dizayn edilebilmektedir.
1. Bağımsız Mali Alt Sistemi (Faturalandırma ve Muhasebe)
Bu alt sistem, bir hastanenin gelir-gider dengesini, finansal takibini ve sigorta/özel hasta faturalandırma süreçlerini yöneten kritik bir birimdir.
Temel Fonksiyonları
- Faturalandırma: Hastaya sunulan hizmetlerin (muayene, tahlil, ameliyat, ilaç vb.) doğru ve ayrıntılı bir şekilde ücretlendirilmesi ve faturalandırılması işlemlerini yürütür.
- Sigorta İşlemleri: SGK, özel sigorta şirketleri ve diğer ödeme kurumlarıyla olan tüm provizyon, onay ve tahsilat süreçlerini yönetir.
- Muhasebe Kayıtları: Hastanenin tüm gelir, gider, borç ve alacak hareketlerini, genel muhasebe standartlarına uygun olarak kaydeder ve izler.
- Maliyet Analizi: Birimlerin (ameliyathane, laboratuvar, yoğun bakım) maliyetlerini hesaplayarak, hizmetlerin kârlılığını veya maliyet etkinliğini analiz etmeye yardımcı olur.
- Stok ve Envanter Değerleme: Tıbbi ve idari sarf malzemelerinin stok hareketlerini parasal açıdan takip eder.
2. Personel Yönetim Bilgi Sistemi (İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi)
Bu sistem, hastane personelinin idari, özlük ve mesleki süreçlerini yöneterek insan kaynakları departmanının iş yükünü hafifletir ve personel verimliliğini artırır.
Temel Fonksiyonları
- Özlük ve Sicil Kayıtları: Personelin kimlik bilgileri, eğitim durumu, sertifikaları, işe giriş-çıkış tarihleri gibi tüm kişisel ve mesleki bilgileri dijital ortamda saklar.
- Bordro ve Ücret Yönetimi: Çalışanların maaş, ek ödeme, prim, kesinti ve vergi hesaplamalarını yaparak bordrolarını hazırlar.
- Vardiya ve Nöbet Planlama: Özellikle doktor, hemşire ve teknik personel için karmaşık olan vardiya, nöbet ve izin planlamasını yasal ve kurumsal gerekliliklere uygun şekilde organize eder.
- Performans ve Eğitim Takibi: Çalışanların performans değerlendirme sonuçlarını kaydeder ve zorunlu/gerekli eğitimlerini (hizmet içi eğitimler, sertifikalar) takip eder.
- İşe Alım Süreçleri: Yeni personel alım başvurularının toplanması ve değerlendirilmesi süreçlerini yönetir.
Sekreterler için tıbbi dökümantasyonun önemi, hem klinik süreçlerin düzgün işlemesi hem de hukuki ve idari gerekliliklerin yerine getirilmesi açısından hayati derecededir.
İşte sekreterler açısından tıbbi dökümantasyonun başlıca önemi:
1. Hukuki ve Etik Sorumluluk
- Yasal Kanıt Oluşturma: Tıbbi kayıtlar, bir hastaya uygulanan tüm tedavi, teşhis ve işlemlerin yasal kanıtıdır. Sekreterlerin doğru ve eksiksiz kayıt tutması, olası malpraktis (hatalı tedavi) davalarında hastane ve hekim için savunma belgesi görevi görür.
- Gizlilik ve Güvenlik: Sekreterler, hasta bilgilerinin gizliliğini korumakla yükümlüdür. Dökümantasyonun düzgün yönetilmesi, bu hassas bilgilerin yetkisiz kişilerin eline geçmesini önler.
- Standartlara Uygunluk: Tıbbi dökümantasyon, ulusal ve uluslararası sağlık standartlarına uygun olmalıdır. Sekreterler bu uygunluğun sağlanmasında önemli rol oynar.
2. Klinik Süreç ve Hasta Bakım Kalitesi
- Kesintisiz Bilgi Akışı: Doğru ve zamanında dökümantasyon, farklı sağlık profesyonelleri (doktorlar, hemşireler, teknisyenler) arasında hastanın durumu hakkında hızlı ve doğru bilgi akışını sağlar.
- Tedavi Planının Takibi: Geçmiş teşhis, test sonuçları ve tedaviye verilen tepkilerin kaydı, hekimlerin hastanın mevcut durumuna en uygun tedavi planını oluşturmasına ve geçmiş hataları tekrarlamamasına yardımcı olur.
- Acil Durumlarda Hayat Kurtarma: Acil bir durumda, hastanın alerjileri, kronik rahatsızlıkları veya kullandığı ilaçlar gibi kritik bilgilere hızlı erişim, hayat kurtarıcı olabilir.
3. İdari ve Finansal İşlemler
- Faturalandırmanın Doğruluğu: Tıbbi dökümantasyon, uygulanan tüm hizmetlerin (ameliyat, yoğun bakım süresi, kullanılan sarf malzeme) belgesidir. Sekreterler, bu dökümanları doğru kodlayarak (ICD-10, SUT vb.) faturalandırma sürecinin hatasız yürümesini sağlar. Hatalı dökümantasyon, hastane gelir kaybına yol açar.
- Verimli Çalışma: İyi düzenlenmiş dijital ve fiziksel kayıtlar, bilgiye erişim süresini kısaltır ve sekreterlerin, hekimlerin ve diğer personelin gereksiz yere evrak aramakla zaman kaybetmesini önler.
- İstatistik ve Planlama: Toplanan veriler (hastalık sıklığı, tedavi sonuçları vb.), hastane yönetiminin gelecek yatırımlar, personel ihtiyacı ve kaynak dağıtımı konusunda doğru kararlar almasına zemin hazırlar.
Özetle, sekreterler için tıbbi dökümantasyon, sadece evrak işi değil, hastanenin güvenilirliğini, hukuki sağlamlığını ve hizmet kalitesini doğrudan etkileyen birincil sorumluluktur.
