Satın Almada Enformasyonun Önemi
Enformasyon satın alma yöneticileri için en önemli kaynaklardan biridir. Enformasyona ilişkin gereksinim duyulan unsurlar aşağıda belirtilen konuları kapsamaktadır:
• Fiyat
• Nitelik
• Teknik özellikler
• İşe ilişkin koşullar (tedarikçinin koşulları, ödeme şartları, teslim, satış sonrası destek,
mülkiyet devri, sigorta vb.)
Satın alma kararı verilmeden önce satın almayla ilgili çok sayıda farklı yönde enformasyona gereksinim duyulur. Başka bir deyişle satın alma kararları için en iyi koşullarda, elde edilebilir enformasyona gereksinim duyulur. Söz konusu enformasyonun kapsamı aşağıdaki ana başlıkları içermektedir:
• Potansiyel eksikliği, malzeme fazlalığı ve bunların yarattığı göreceli fiyat duyarlılıkları,
• Satın alma sorumluları, tedarikçiler ve rakiplerin göreceli gücü,
• Yeni malzeme ve yeni ürün geliştirme etkileri ve modası geçen ürünler,
• Teknolojik gelişmeler ve yenilikler,
• Değişen pazar koşulları, müşteri tercihlerindeki değişmeler,
• Yeni tedarik kaynakları,
• Mevcut kapasite ve mevcut tedarikçilerin becerileri,
• Tedarikçilerce verilen güvenceler (teminatlar),
• Mevcut (satın alınmış) kalemlerle karşılaştırıldığında alternatiflerin değer analizi ve
• Kullanım ya da iş yapma becerisi.
Satın Alma Sıklığı ve Satın Alma Faaliyetinin Sınıflanması
Satın alma sıklığı ile maliyetler, depolama ve müşteri hizmeti arasında anlamlı bir ilişki
bulunmaktadır. Satın alma sıklığındaki artış sistematik alımlar ve tamamlamaya yönelik
alımlarla süreklilik kazanır. Bu durum da satın alma sıklığını önemli bir değişken haline
getirir. Başka bir deyişle sık yapılan alımlar müşterilerin satın alma eylemlerine süreklilik
kazandıran bir durum yaratabilir.
Satın alma faaliyetlerini aşağıda sıralayabileceğimiz biçimde sınıflandırılabiliriz:
• Belirli bir amaç için hazırlanmış/önceden tasarlanmış ya da bir kereye mahsus satın alma,
• Satın alınan kalemlerin rutin/düzenli tedariki (Örneğin, stok tutma birimlerinde otomatik tamamlamalar, ikmaller…),
• Sözleşmeye dayalı satın alma (Belirli bir amaç ya da belirli bir özellik için kaynaktan ya da önceden belirlenmiş tedarikçilerden ürün alımı) ve
• Katalogdan satın alma (tedarikçi kataloglarından önceden belirlenmiş ürün alımları)
Satın alma faaliyetlerinin burada belirlediğimiz sınıflaması satın alma sıklığı ile yakından ilgilidir. Önceden tasarlanmış ve belirli bir amaç için yapılan satın alma rutin alımlara göre düzensiz görünmesine karşın sık satın alma anlamına gelir. Bu açıdan işletme için satın alma faaliyetlerinin farklı biçimlerde sınıflanması ve hangi gruba girdiğinin açıklıkla belirlenmesi, alımlara ilişkin siparişlerin etkinlikle yürütülmesini sağlayacak sistemlerin kurulması ve prosedürlerin belirlenmesi açısından oldukça önemlidir.
Tedarikçi İlişkileri
Zincirde beklenen ve arzu edilen tedarikçi ilişkilerinin tesisi oldukça önemlidir. İşletme, temelde tedarikçilerinden beklentilerinin neler olduğunu açıkça biliyorsa istenen ilişkilerin gerçekleşmesi de sağlanabilir. Geçmişte pek çok tedarikçi ilişkisi; rakip bir konumda, arada mesafe bırakılarak ya da ticari bağlılıktan yoksun bir biçimde sürdürülmekteydi. Başka bir deyişle tedarikçilerle kurulan satın alma ilişkileri geleneksel, tek seferlik ve sürekliliği olmayan bir durumdaydı. Profesyonel bir satın alma sorumlusu için amaç basit anlamda en iyi fiyatı yakalama üzerine odaklanmaktaydı. Günümüz koşullarında ise bu tür yaklaşımların satın alma örgütlerinin ihtiyaçlarına hizmet etmediği ve uzun dönemde rekabet avantajı yaratacak hiçbir katkı sağlamadığı anlaşılmıştır. Günümüz tedarik zinciri ilişkileri tarafların birbirlerinden beklentilerini elde etmeleri mantığını esas almak üzere kurulmaktadır.
Alıcı-Tedarikçi İlişkileri
Değişkenler arasındaki etkileşimi araştıran bir model (Chapbell, 1985, s. 269) alıcı-tedarikçi ilişkilerinde karşılıklı anlayışın gelişimine önemli katkıda bulunmuştur. Şekil 3.2’de gösterilen model, temel olarak endüstriyel pazarlama ve satın alma ile ilgilidir ve alıcı-satıcı stratejileri üzerinde etkisi bulunan etkileşimleri araştırmada yol gösterici bir rol üstlenmektedir. Tablo 3.2’de de bu araştırmada kullanılan değişkenler arasındaki etkileşimler verilmiştir. Model, alıcı-tedarikçi şebekesi ya da aslında bir tedarik zinciri şebekesi olarak tanımlanan ilişkileri kapsama alarak genişletilebilir. Bu model Şekil 3.2’de görüldüğü gibi, pazar yapısı, dinamizm ve uluslararasılaşma, sosyal yapı ve kanaldaki pozisyon gibi harici faktörlerce belirlenen bir çevrede iki farklı örgütün (Müşteri-Alıcı- ve Tedarikçi) etkileşimli ilişkilerini kapsamaktadır. Uluslararası Pazarlama ve satın Alma (IMP) modeli, tüm zinciri kapsar ve tedarik zincirinde dengeleyici bir rol üstlenir. Model bir imalatçı kanalında ilk üretimden nihai kullanıcılara kadar giden (uzanan) genişletilmiş bir “kanal” içindeki bireysel ilişkilerin durumunu tanımlamaya çalışır. İlişkiler Şekil 3.2’den de görülebileceği gibi kısa dönemde değişim etkinliği düzeyinde iken uzun dönemde kurumsal adaptasyona (uyumlaşmaya) yönelen ilişkisel bir düzeye girmektedir. Ürün, endüstriyel özellikler, işletme ve bireysel özellikler bakımından müşteri ve tedarikçileri etkileyen değişkenler oldukça dinamiktir ve taraflar arasındaki değişimin gidişatını etkilemektedir.
Taraflar arasındaki ilişkileri; teknoloji, stratejiler ve yapı gibi örgütsel faktörlerle; amaçlar ve sahip olunan deneyimler gibi bireysel faktörler belirler. Tedarik zincirindeki etkileşimin atmosferini de güç, uyuşmazlıklar, beklentiler ve işbirlikleri ile ilişkilerdeki yakınlık ya da uzaklığın durumu tanımlar. Örgütsel stratejiler ise, taraflar arasındaki kısa ya da uzun dönemli ilişkilere göre ya az önce açıkladığımız gibi sadece değişimi ya da uzun dönemli ilişkisel bir yaklaşıma yönelir.
Tedarik zincirinde ilişkilerin süreklilik açısından birbirinden farklı altı türü bulunmaktadır.
Bunları aşağıdaki gibi sıralayabiliriz (Cooper ve Gardner 1993):
• Tarafların bağımsız ve eşit koşullardaki ilişkileri
• Birinin diğeri üzerinde hâkimiyeti olmayan ilişkiler
• Ulusal müşterilerle ilişkiler
• Stratejik işbirlikleri
• Ortak girişimler
• Dikey bütünleşme
Zincirde yer alan tarafların bağımsız ve birbirleri ile eşit koşullarda bulunmasına ilişkin ilişkilerde fiyat müzakerelerde anahtar rol oynar. Bu tür ilişkiler daha çok, kazan-kaybet düşüncesini içerir. Daha çok karşıtlık ya da rekabet içeren müzakere teknikleridir. Bu tür ilişkilerde güç önemli bir konudur. Alıcı büyük bir işletmenin temsilcisi konumunda ve tedarikçi nispeten küçük bir firmaysa, çok sayıdaki alternatif tedarikçi büyük işletmenin talebini karşılama yetenek ve isteğinde olabilir. Böyle bir durumda, küçük tedarikçi açıkça zayıf bir konumdadır ve çoğunlukla siparişi alabilmek için fiyat konusunda öne sürülen teklifleri kabul etmek zorunda kalır. Küçük işletme konumundaki tedarikçiler, büyük müşterilerle yaptıkları işlemlerde nispeten zorlanırlar. Bu tür tedarikçiler yaşamlarını sürdürebilmek için güçlü müşterilerinin beklentilerini karşılamak durumundadırlar. Müşterilerinin beklentilerini karşılamada farklı seçenekleri bulunmaz ve tek bir teklife bağlı kalırlar. Ulusal müşterilerle satış, ürünlerinin arzı için çok sayıda satış noktasına sahip bir satış örgütü ve onun tedarikçilerini kapsar. İlişkiler, merkezi bir depodan ya da sahibi oldukları tedarik şebekesinden çok sayıdaki şubelerine dağıtımı yürütebilen satın alma örgütlerince merkezi olarak yönetilir.