Ülkemizde hasta dosyalarının saklanması ile ilgili bazı temel uygulamalar ve yükümlülükler şunlardır: Borçlar kanununun 125. madde ve Ceza Kanunu’nun ilgili maddeleri bu tip kayıtların 1-10 yıl arasında saklanması gerektiğini belirtmektedir. Devlet hastanelerinde de tıbbi kayıtların zorunlu saklama süreleri Sağlık Bakanlığı’nın zorunlu tuttuğu 10 sene ile sınırlıdır. Devlet hastaneleri her 10 senede bir tıbbi dosyalarını imha etmektedirler. Üniversite hastanelerinde nispeten daha uzun bir bekleme süresi vardır. Hasta dosyalarının ve radyolojik tetkiklerin hasta dosyaları arşivlerinde uzun süre saklanması ile ilgili birtakım problemler yaşanmaktadır. Problemler, bu kayıtlara kurumlarda büyük mekânlar ayrılamaması, fazla sayıda kaydın gizliliği, temizliği ve korunmasının nasıl sağlanacağıdır. Bütün kayıtları saklamak kurumlara oldukça fazla mali külfet de getirmektedir.
Tıbbi kayıtların saklanmaları aktif ve pasif hasta kayıtlarına bağlıdır. Aktif hasta dosyası, hastanın hastaneye en son gelişinden itibaren en fazla 3-5 sene geçmiş; yani en fazla 3-5 senede hastanın yeniden hastaneye başvurması ile aralıklarla ve sürekli kullanılan dosyadır. Pasif hasta dosyası ise aktif dosya kriterlerine uymayan, uzun süredir tekrar kullanılmamış dosyadır. Pasif dosyalar hasta dosyaları arşivinin asıl bölümünden çıkartılarak daha az kullanılan bir bölüme taşınmaktadırlar.
TIBBİ KAYITLARI UZUN SÜRELİ SAKLAMA YÖNTEMLERİ
•Tüm hasta kayıtlarının seçilmiş hastanelerde sürekli saklanması. Bu yöntemden özellikle özel dal hastanelerinde veya eğitim hastanelerinde faydalanılmaktadır. Hastaların sayıca yoğunlunun ve çeşitliliğinin olmasına dikkat edilmektedir.
• Tüm hasta kayıtlarının seçilmiş yıllarda saklanması. Hasta dosyaları her beş senede, çift veya tek yıllarda, iki senede bir gibi yöntemlerle saklanmaktadır.
• Tüm hasta kayıtlarının belirli kısımlarının saklanması. Hasta dosyaları içerisindeki klinik kayıtlar içerisinden bazı formlar saklanmakta, diğerleri saklanmamaktadır.
• Hasta kayıtlarının sayısına ve dosya kalınlığına göre saklanması. Genellikle klinik kayıtları fazla olan, kalın dosyalar dosyalanarak saklamaktadır. Bu dosyaların ilerde örneklem olarak bütünü temsil edebilecekleri düşünülmektedir.
• Sistematik örneklem yolu ile saklama. Kuruma belirli bir süre içerisinde gelen hastaların dosyalarından örnekleme yöntemiyle tespit edilen dosyalar saklanmakta, örnekleme giremeyenler saklanmamaktadır.
Sağlık kurumları için bir diğer sorun röntgen filmlerinin saklanmasıdır. Filmlerin büyük oluşu, dosyalardan taşması ve arşivleme için fazla yer gerektirmesi kurumlarda güçlük çıkarmaktadır. Tıbbi Görüntü Arşivleme konusunda tıp alanında dünyanın kabul ettiği standart olan DICOM (Digital Image Communication In Medicine) formatında yazılımlar veya bilgisayar ortamında arşivlenebilen ve bilişim teknolojisinin ulaştığı en son aşamalardan biri olan Picture Archiving and Communication System (PACS) Telemedicine Sistemleri kullanılabilir.
Kişisel Sağlık Kayıtlarının Güvenliği
Kişisel sağlık kaydı kapsamına, hasta ile ilgili sözlü bilgi, yazılı bilgi, tıbbi müdahaleler, ön tanı, teşhisler, grafik imajları, fatura gibi konular girmektedir. Kişisel sağlık kayıtlarının güvenliğinin sağlanması amacıyla; Sağlık Bakanlığına bağlı bütün kurum ve kuruluşlarda (merkez ve taşra teşkilatları, hastaneler, sağlık ocakları, aile hekimleri vs.) hasta sağlık bilgisinin mahremiyeti ilkesine uyulmalıdır.
HASTA SAĞLIK BİLGİSİNİN MAHREMİYETİ İLKELERİ
Bütün kişisel ve kurumsal bilgilerin (klinik, idari, mali vb.) güvenliğinin sağlanması için aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:
• Veri güvenliği konusunda üç temel prensibin göz önüne alınması gerekmektedir. Bunlar; gizlik, bütünlük ve erişilebilirliktir.
• Kurumda kimin, hangi yetkilerle hangi verilere ulaşacağı çok iyi tanımlanmalıdır. Rol bazlı yetkilendirme yapılmalıdır ve yetkisiz kişilerin hastanın sağlık kayıtlarına erişmesi mümkün olmamalıdır.
• Sağlık kayıt bilgileri hastaya aittir. Yetkilendirilmiş çalışanlar ancak kendisine kayıtlı olan hastaların sağlık kayıtlarına erişebilmelidirler. Ancak hastanın yazılı onayı ile diğer sağlık çalışanları bu veriye erişebilirler.
• Hasta taburcu olmuş ise hiçbir kurum çalışanı hastanın sağlık kayıtlarına erişemez.
• Hastanın rızası olmadan hiçbir çalışan sözle de olsa hasta sağlık bilgilerini, hastanın yakınları dışında üçüncü şahıslara ve kurumlara iletemez.
• Hasta sağlık bilgileri, ticari amaçlı olarak da üçüncü şahıslara iletilemez. Hastanın kullandığı ilaçlar, diyet programları vs. buna dâhildir.
• Hasta dosyasının bir kopyası hastaya teslim edilmelidir. İlgili mevzuat hükümleri saklı kalmak kaydıyla hiç bir hasta kaydı, elektronik veya kâğıt ortamında üçüncü kişi ve kurumlara verilmemelidir.
• Hastanın dosyasının izlenmemesi için gerekli tedbirler alınmalıdır (hasta dosyalarının gelişigüzel ortada bırakılmaması, bilgisayar ekranının başkalarınca okunabilecek şekilde bırakılmaması gibi).
• Telefon ile konuşurken hasta ile ilgili mahrem bilgilerin üçüncü şahısların eline geçmemesine azami özen göstermelidir.
• Bütün hasta sağlık kayıtları fiziksel olarak korunmuş mekânlarda saklanmalıdır.
• Elektronik hasta kayıtlarına internet ortamından erişim mümkün olmamalıdır.
• Hasta sağlık bilgileri bilginin üretildiği kurum tarafından veya Bakanlığımızın Bilgi Yönetim sistemleri tarafından araştırma, istatistik ve Karar Destek Sistemleri için kullanılabilir. Bu durumda hasta sağlık bilgisi hasta tanımlayıcısı ile ilişkilendirilemez.
