Kendinize uygun bir sekreterlik işi arıyorsanız, muhtemelen gazetelerde ve internette yayınlanan iş ilanlarına göz gezdirirsiniz. Bu çabanız sırasında birtakım sekreterlik unvanlarını görürsünüz.
Sekreterlik deyince tek bir iş gibi düşünülüyor ama aslında bir sürü farklı türü var ve her biri başka bir alana hizmet ediyor. Şöyle konuşur gibi anlatayım:
Önce klasik / büro sekreterliği var. Bu en temel olanı. Ofisin düzeni, telefonlar, yazışmalar, evrak takibi, randevular… Yani iş yerinin mutfağını ayakta tutan kişi. Patronun da, personelin de eli ayağıdır. Sessiz çalışır ama yokluğu hemen belli olur.
Sonra yönetici sekreterliği geliyor. Burada iş biraz daha ciddileşir. Bu sekreter sadece evrak işi yapmaz, yöneticinin zamanını yönetir. Kiminle görüşeceğine, hangi işin önce yapılacağına kadar süzgeçtir. Toplantılara girer, rapor hazırlar, bazen yöneticinin ağzından konuşur. Güven işidir, herkes yapamaz.
Bunun bir tık üstü yönetici asistanlığıdır. Artık sekreter değil, neredeyse yönetici yardımcısıdır. İnisiyatif alır, sorun çözer, kriz yönetir. Patron yokken işleri aksatmadan yürütür. Şirketi temsil ettiği anlar bile olur.
Bir de tıbbi sekreterlik var. Sağlık sektörüne özeldir. Hasta kayıtları, randevu sistemi, dosyalama, epikrizler, ICD kodlar, gizlilik… Burada hata affı yoktur çünkü yapılan iş doğrudan insan hayatına dokunur. Disiplin, gizlilik ve hız çok önemlidir.
Hukuk sekreterliği ayrı bir dünya. Dava dosyaları, dilekçeler, mahkeme tarihleri, tebligatlar… Hukuk dili bilmeden yapılmaz. Bir günü kaçırırsan ciddi sonuçları olur. O yüzden dikkat ve sorumluluk ister.
Eğitim sekreterliği de vardır. Okullarda, kurslarda, üniversitelerde çalışır. Öğrenci kayıtları, sınav evrakları, yazışmalar, duyurular… Hem idareyle hem öğrencilerle muhatap olunur.
Teknik sekreterlik ise mühendislik, mimarlık, teknik ofislerde olur. Proje dosyaları, teknik yazışmalar, çizimler, ihale evraklarıyla ilgilenir. Alan bilgisi ister.
Bir de sanal / dijital sekreterlik çıktı son yıllarda. Uzaktan çalışır. E-posta yönetir, randevu ayarlar, müşteriyle iletişim kurar. Ofise gelmeden iş yürütülür.
Buyur abi, metnin içeriğine hiç dokunmadan, o dağınık kelimeleri kopyalayıp kullanabileceğin düzgün bir metin haline getirdim. Bölümleri ve başlıkları netleştirdim ki okurken veya bir yere yapıştırırken işine yarasın.
Organizasyondaki Görev Yerlerine Göre Sekreterler
Sekreterleri organizasyondaki yerleri ile görev sorumluluklarına göre bölüm ya da kat sekreteri, genel müdür sekreteri ve yönetici sekreteri olarak gruplandırmamız mümkündür.
- Bölüm ya da kat sekreteri: Bir şirketin herhangi bir bölümünde ya da katında çalışan sekreterdir. Bölümdeki/kattaki birkaç yöneticiye birden hizmet verir. Gelen telefonları cevaplandırır, mesajları iletir, yazıları yazar ve bölümler arası haberleşmede sorumluluk üstlenir. Bölümün dosyalama ve çoğaltma işlerini yürütür, kırtasiye ihtiyaçlarını temin eder. Çalıştığı bölümün faaliyet konusunda uzmanlaşır. Örneğin, personel bölümünün sekreteri, özlük işleri ile ilgili çok konuyu öğrenmiştir.
- Genel müdür sekreteri: Bir şirketin en üst düzey yöneticisinin sekreteridir. Bu görevi üstlenecek sekreterin iyi bir eğitim almış olması, iyi derecede yabancı dil bilmesi, yaratıcı, inisiyatifini kullanabilen, düzgün görünümlü bir kişi olması gerekir. Genel müdür sekreteri, müdürün vereceği tüm görevlerden sorumludur; kontrole gerek kalmaksızın tüm işlerin üstesinden gelebilmelidir.
- Yönetici sekreteri: Yönetici sekreterleri, üst düzey yöneticilerle birlikte çalışmaktadırlar. Yöneticilerinin diğer kurumların yöneticileriyle, halkla ve kuruluşun diğer çalışanlarıyla bağlantısını kurmak durumundadırlar. Yönetici sekreterlerden beklenen; büro yeterliliklerini taşımaları, yönetsel becerilere sahip olmalarıdır. Yönetici sekreterleri yöneticisinin işlerini bütün ayrıntıları ile bilmeli ve yöneticinin olmaması durumunda onu temsil edebilmelidirler.
Uzmanlık Alanlarına Göre Sekreterler
Sekreterler çalıştıkları iş kollarında uzmanlaşmaya başlamışlardır. Sekreterlik eğitimi veren okullar da uzmanlaşmayı göz önünde bulundurarak hukuk sekreterliği, tıp sekreterliği, yönetici sekreterliği, turizm sekreterliği gibi seçmeli ve zorunlu derslere programlarında yer vermektedir. Ayrıca tıp sekreterliğinde uzmanlaşmaya gidilerek tıp sekreterliği bölümleri çeşitli öğretim kurumlarında oluşturulmuştur.
Yönetici Sekreter (Yönetici Asistanı): Yönetici yardımcısı olarak da adlandırılan yönetici sekreterler, üst yönetim düzeylerindeki planlama, karar alma, uygulama ve kontrol gibi işlevleri, yöneticisini aratmayacak bir bilgi ve beceriyle yerine getirebilecek niteliklere sahip bir elemandır. Yükseköğrenimli, mesleki bilgi donanımına sahip ve yabancı dil bilgisi olması, bu görevi başarıyla yapmasına temel oluşturur. Liderlik, güç, yetki sahibi olma gibi kavramlar, yönetici sekreterinin göze çarpan özellikleridir.
Tıp Sekreterliği: Tıp sekreterleri tıp kayıtları ve raporları ile diğer iş kollarındaki kayıt ve raporlar arasındaki teknik farkları bilir, belgeleme ve dosyalama işlemlerini bu farkları gözeterek yapar. Tıp sekreteri tıbbi terimleri çok iyi kullanabilme yeteneğine sahip olmalıdır. Özellikle hazırlayacakları yazılarda ve raporlarda bir harf hatası, tahlil ve teşhislerde büyük yanılgılara neden olabilmekte, bu da hastanın sağlık durumunu ciddi derecede etkileyebilmektedir. Çalışma yerleri, hastane, klinik ya da laboratuvarlardır. Tıp sekreterleri, hastanelerin ilgili servislerinde hizmet veren yönetici ve hekimlerin teşhis, tedavi, hastanın izlenmesi, gerekli malzeme temini gibi konularda yazışmalar yapmak gibi hayati öneme sahip görevleri yerine getirirler. Ayrıca, hasta psikolojisini bilirler, hoşgörülü ve yardımsever olurlar. Bunun yanında, hasta havale işlemleri, tahsilat hatta bazı testleri uygulama gibi görevleri de olabilir. Tıp sekreterlerinin uzman yeterliklerinden biri de hastane faturalarını düzenlemektir.
Hukuk Sekreterleri: Bu alanda çalışacak sekreterlerin hukuk terminolojisini bilmeleri gerekir. Hukuk sekreteri yaptığı yazışmaları, tutanakları, raporları doğru hukuki terim ve deyimlerle yazmalıdır. Ayrıca hukuk sekreterinin yürürlükteki kanunları, kanunlarda olan değişiklikleri izlemesi ve bilgilerini güncel tutması gerekir. Hukuk sekreterleri, avukatlık bürosunda çalışabilecekleri gibi baro ya da adliyede de görev alabilirler. Adli işlere özgü mahkeme celbi, savunma dilekçesi gibi özelliği olan yazışmaları gerçekleştirirler, dosya ve arşiv işlerini yürütürler. Güvenilir kişilik özelliğine sahip olmak, sır tutmak, dedikodudan kaçınmak ve soğukkanlı olmak hukuk sekreterlerinin ortak özellikleridir.
Okul Sekreteri: Devlet okullarında ve özel okullarda sekreterlik yapar. Yazışmaları, haberleri, sözleşmeleri ve diğer materyallerin taslağını temiz hâle getirir ve düzenler. Öğrenci notlarını ve devamsızlık raporlarını, okul kayıtlarını tutar ve dosyalarlar. Okula gelen konukları karşılar, konukları ziyaret edecekleri alana yönlendirirler. Sorunla karşılaşan öğrencilerle konuşur, problemleri çözer, öğrencileri diğer çalışanlara yönlendirirler. Okul gereksinimlerini sipariş eder veya dağıtabilir, finansal işlemlerin kaydını tutarlar. Okul faaliyetlerinin takvimini belirleyebilirler.
Üyelik Sekreteri: Üyelik listesini oluşturur ve takip eder, aidat ve bağış kaydını tutar, dernek üyelerine bilgi verirler. Yeni üye kaydeder ve onların üyelik kartlarını hazırlar. Üyeliğin hak ve sorumluluklarını açıklar. Sorun ve şikâyetleri dinler ve diğer üyelere bilgi aktarır. Listesinde bulunan kişilere derneğin gazete ve diğer yayınlarını gönderirler. Aylık finansal rapor hazırlar ve dağıtabilirler.
Basın Sekreterliği: Gazete ve dergilerin hazırlanmasında genel yayın yönetmeni, yazarlar ve çeşitli muhabirlerle birlikte yayının arzu edilen düzeyde gerçekleşmesi konusunda çalışmalar yürütmektedir. Araştırılması gereken konuları takip ederek gerekli bilgileri not almaktadır. Basın sekreteri dikte alma, elektronik posta, faks, internet gibi teknolojik iletişim araçlarını iyi kullanabilme yeteneğine sahip olmalıdır. Basın sekreterleri gazetecilerin yazılarını yazma ve sayfa tasarımı yapma görevlerini de gerçekleştirirler.
Muhasebe ve Finansman Sekreterliği: Genellikle muhasebe bürolarında ya da işletmelerin muhasebe, finansman bölümlerinde çalışırlar. Çalıştıkları iş kolunun özelliğine göre üretimden satış aşamasına kadar ürün ve hizmetler piyasası hakkında gerekli bilgiye sahip olmalıdırlar. Yöneticilerin kararlarına yardımcı olabilmek amacıyla, gerekli dokümanları hazırlamaktadırlar. Bu dokümanlar arasında piyasa analizleri, arz ve talep unsurları, üretim ve pazarlamaya yönelik çalışmalarla, raporları saymak mümkündür. Maliyet muhasebesi, hesap planı, aşınma payı, indirim gibi konuları içeren bilgilere de sahip olmalıdırlar. Günümüzde muhasebe hizmetleri bilgisayar ile desteklendiğinden aynı zamanda yeterli derecede bilgisayar kullanma becerisine sahip olmaları gerekir.
Raportör Sekreter: Raportör sekreter, yönetim kurulu bulunan büyük işletmelerde yönetim kurulu başkanının sekreterliğini yapar. Yönetim konusunda yeterli bilgiye sahip olmalıdır. Toplantılara rapor yazıcı olarak katıldıklarından yazışma kurallarını iyi bilmeli ve Türk diline hâkim olmalı, başkanın konuşma, basına açıklama metinlerini yazabilmelidir. Raportör sekreterin (yönetim kurulu sekreterleri), toplantı salonunu ve gündemi hazırlama, toplantı malzemeleri ve oturma şekli gibi toplantının verimliliğine katkı sağlayan faktörlerin yanında, protokol kuralları konusunda bilgi ve beceri sahibi olması gerekir.
Uluslararası Organizasyon Sekreteri: Tarafların kabul edeceği zamanın, yerin saptanması, kamuoyunun oluşturulması, organizasyonun amacına ulaşabilmesi için kişi, grup veya tarafların ikna edilmesi, gerekli güvenlik ortamının sağlanması gibi görevleri üstlenmektedir. Uluslararası organizasyon sekreterleri eğlence programlarını, festivalleri, sportif etkinlikleri, karnavalları organize eder, uluslararası görüşmeleri düzenler, ülkelerin kaderine yön verecek görüşmeleri organize eder.
Emlak (Gayrimenkul) Sekreteri: Emlak sekreterinin görevi gelen müşterileri karşılamak ve kiralık ya da satılık yerler hakkında bilgi vermektir. Satışa ilişkin ve kiralamaya ilişkin kontratları düzenler. Bürokratik işler dışında ticari mektup yazma, daktilo, gayrimenkul alım satımıyla ilgili kuralları bilmesi gerekmektedir. Gayrimenkul fiyatlarına etki eden ekonomik gelişmeleri de yakından izlemelidir.
Teknik Sekreter: Mühendislik alanında hizmet veren kuruluşlarda sekreterlik hizmetlerini yerine getiren sekreterlerdir. Teknik sekreterler, endüstri ve yönetimle ilgili işlevleri üstlenmekte, genellikle mühendisliğin teknik asistanı durumunda bulunmaktadır.
Film Sekreteri: Yönetmenin işini ve filmin yapımını kolaylaştırırlar. Film bölümlerinde kullanılan kostüm ve senaryo detaylarını kaydederler. Senaryoyu okur, çekim notlarını hazırlar, her bir bölüm için kullanılacak kostüm ve ortamı belirlerler. Film çekimini gözlemler, sahne detaylarını; yüz ifadelerini, oyuncuların saç kesimini, kamera pozisyonlarını, dekorların yerleşimini, kostümlerin durumunu not ederek sahnelerin sürekliliğini sağlamaya yardımcı olurlar. Diyalogları dinler ve oyuncuların diyaloglarını kontrol ederler. Kronometreyle bölüm uzunluğunu ölçerler. Sahne değişikliğini yapımcılara ve oyunculara açıklarlar. Her bir bölüm için kullanılan kamera ve ışık malzemelerini bulundururlar. Günlük faaliyetleri ve süreç raporlarını hazırlarlar. Filmin reklamı ve tanıtımı için filmin özetini yazabilirler.
Üst Düzey Yönetici Sekreteri: Üst düzey yönetici sekreterleri, yöneticilerle örgütün iç çevresinden çok, dış çevresi arasında bağlantı kurmaktadırlar. Üst düzey yönetici sekreteri aynı zamanda yönetici sekreter gibidir. Üst düzey yönetici sekreteri protokol konusunda eksiksiz bilgi sahibi olmalı ve bu bilgileri yaşama aktarabilmeli, protokol kurallarını düzenleyici ve öğretici olabilmelidir. Bu sekreterler bazı kurumlarda “özel kalem müdürü” unvanı ile çalışmaktadır. Genel müdürlük, müsteşarlık, rektörlük gibi makamlarda görev almaktadırlar.
İşletme Sekreteri: İş hayatının yukarıda sıralanan çeşitli kesimlerinde her türlü iletişimi sağlayan, randevuları ayarlayan, dosyalama ve arşivlemeyi gerçekleştiren, ekonomi ve işletme bilgisi olan sekreterler, işletme sekreterliği grubuna girmektedir. Her ayrı alan için uzmanlığa sahip sekreter yetiştiren öğretim kurumları olmadığı için yüksekokullarda verilen işletmecilik, yönetim ve muhasebe bilgileri, iletişim bilgisi, örgütsel davranış, halkla ilişkiler, pazarlama, klavye, bilgisayar, yabancı dil, yazışma ve dosyalama vb. dersler bu alanlarda çalışacak sekreterler için temel teorik bilgileri vermeyi amaçlamaktadır.
