Türk Dili II | Yazışma Türleri: Rapor

Bir konu ya da olayın incelenmesi sonucunda elde edilen veriler ışığında ortaya çıkan görüşlerin sunulduğu yazı türüne rapor adı verilir. Rapor da tutanak gibi bilimsel yazı türlerindendir. Ancak tutanakta olay olduğu ve görüldüğü gibi yazıya aktarılırken, raporda kişisel düşünce ve yorumlara yer verilir. Raporda öncelikle mevcut durumu anlama, olayın ayrıntılarına hakim olma, bütün ayrıntılarıyla olayı kanıtlarıyla birlikte yazılı hale getirme söz konusudur.

Rapor, çok geniş bir yelpazede hazırlanabilen bir yazı türüdür. Deney raporu, tez raporu, çalışma raporu, hava raporu, ölüm raporu, yıllık faaliyet raporu, teknik rapor vb. konularda rapor hazırlanabilir. Raporu hazırlayacak kişinin konuyla ilgili uzmanlığının olması önem arz eder. Bu bakımdan rapor hazırlama görevi konunun uzmanı olan kişilere verilmelidir.

Rapor hazırlanırken önce yazılı kaynaklara başvurmak, konuyla ilgili yeterli malzeme ve bilgi toplamak gerekir. Eğer gerekliyse konuyla ilgili kişilerin görüşlerine müracaat edilerek onlarla mülakat yapılabilir. Raporu hazırlayacak kişide konu hakkında etraflıca bilgi sahibi olduğu kanaati uyanıncaya kadar bilgi toplama işlemi devam etmelidir. Bu inceleme sırasında gerekliyse kanun, yönetmelik, tüzükler de incelenebilir. Rapor hazırlamanın son safhasını yazma oluşturur. Konuyla ilgili bütün veriler toplandıktan ve bir sonuca ulaşıldıktan sonra yazma işlemine geçilmelidir. Raporlar belli bir plan çerçevesinde hazırlanmalıdır. Daha önce benzer raporların hazırlanmasında oluşmuş ve genel kabul görmüş bir rapor düzeni varsa bu düzen içinde rapor yazılabilir. Eğer böyle bir hazır format yoksa konunun durumuna göre, mantıksal bir sıra izlenmelidir. Raporun niteliği, incelenen konunun olumlu ve olumsuz yönleri, nedenleri, yansımaları ve sonuçta varılan yargı açıkça belirtilmelidir. Oluşacak kanaat olumlu da olsa olumsuz da olsa duygusallıktan uzak, açıkça ifade edilmelidir. Raporda ileri sürülen olumlu veya olumsuz görüşler kesin kanıtlarla somut bir biçimde açıklanmalıdır. Raporların sonuç bölümü, raporu hazırlayanın görüşüne göre işlem yapılacağından, özellikle tek kişi tarafından hazırlanan raporlarda önem arz eder. Bu nedenle rapor hazırlayan kişi konuyla ilgili oluşan kanaatini tarafsız bir şekilde ifade etmelidir. Bunlar daha çok kişisel raporlar olarak adlandırılır. Birden çok kişinin hazırladığı ve ortak görüşü yansıtan raporlar da ortak raporlar olarak adlandırılır. Bazen de bu raporlar periyodik aralıklarla günlük, aylık, yıllık vb. hazırlanabilir. Bazı raporlarda konuyla ilgili belgeler bulunabilir. Bu belgelerin türü, sayısı ve kaynağı rapor sayfasında belirtilir ve “Ekler” başlığı altında bu belgeler sıralanabilir.

Bir Cevap Yazın