Tedarik Zincirinde Satın Alma ve Örgütsel İlişkiler
Giriş:
Tedarik zincirindeki örgüt yapısı ve zinciri oluşturan işletmeler(üyeler-birimler) arasındaki ilişkiler; endüstrinin durumu, özellikleri, rekabet, tedarikçi ve alıcıların sayıları, ürün ve hizmetlerin nitelikleri, örgüt kültürü vb. olarak sayabileceğimiz faktörlerce belirlenir. Zinciri oluşturan işletmeler arasındaki ilişkiler, örgütü oluşturan işletmelerin kendi içlerinde, örgüt içi insan gruplarının iş ilişkilerinde ve alıcılarla satıcılar arasında ortaya çıkar. Tedarik zincirinin yapısal durumu ve ilişkileri anlamak için izlenebilecek ilk yol, satın alma ve tedarik etme ile ilgili kararları incelemek ve araştırmaktır. Bu ünitede özellikle satın alma ve tedarik kavramlarını tanımlama, satın alma kararlarına ilişkin prosedürler ve satın alma türlerini inceleme, rakip konumdan ortaklık ve stratejik işbirliklerine geçişte farklı tedarikçi ilişkilerinin türlerini tanımaya ilişkin konuları ele almaya çalışacağız.
Satın Alma Ve Tedarik
Satın alma ve tedarik sözcükleri, genel olarak aynı anlamda kullanılmaktadır. Ancak tedarik kavramının satın alma kavramına göre daha geniş bir anlamı olduğunu altını çizerek söyleyebiliriz ve her durumda tedarik kavramın malların, üretim ya da satış için gerekli girdilerin ve hizmetlerin edinimini (kazanımı-elde edilmesi) kapsadığını söyleyebiliriz. Başka bir deyişle bu kavram, malların, girdilerin ve hizmetlerin para karşılığı değişiminden farklı bir amaçla elde edilmesini ifade etmektedir. Satın alma kavramı “üretimde kullanılmak ya da yeniden satmak üzere bir işletme tarafından satın alınan, kiralanan ya da bir diğer yasal yollarla gereksinim duyulan donanım, malzeme, parça tedariki ile hizmet elde etme sorumluluğunu kapsayan bir işlev” şeklinde tanımlanmaktadır. İşletmeler, yerel otoriteler, devlet birimleri, hayır kurumları, ortaklıklar, hatta tek başına ticaretle uğraşanları kapsayan örgütsel alıcılar satın alma kararlarının sorumluluğunu taşımaktadırlar. Bu nedenle örgütsel alıcılar, satın alma gruplarının üyesi olarak bilinirler. Tablo 3.1’de örgütsel satın alma tipleri gösterilmektedir. Örgütsel satın alma kararları günümüzde oldukça fazla bir öneme erişmiştir ve işletme kârlılığını belirlemede önemli bir rol oynamaktadır. Satın alma, maliyetler içinde önemli bir boyuta eriştiğinde kritik bir rol oynar. Satın alma işlemini maliyetler dışında önemli bir konuma getiren diğer nedenleri de aşağıdaki gibi sıralamamız mümkündür:
• Kısa dönemli fiyat dalgalanmaları,
• Moda ve yeniliklerin yarattığı belirsizliklerin nitelikli kararlar almayı gerektirmesi ve
• Nihai ürünler pazarında yüksek ölçüde rekabetin bulunması hali.
Burada saydıklarımız yanında satın alma işleminin daha az öneme sahip olduğu durumları
da şöyle sıralayabiliriz:
• Tüm alımların maliyetinin toplam maliyetlerin yalnızca küçük bir bölümünü kapsaması,
• Fiyatların göreceli olarak kararlı seyrettiği durumlar ve
• Yenilikler ve moda içeriğinin düşük düzeyde seyretmesi.
Satın Alma Kararları:
Satın alma işlemlerine ilişkin faaliyetler, aşağıda sıralayacağımız konuları yerine getirmek
üzere yapılan alım kararlarını kapsamaktadır:
• Doğru ürünler (beklenen mallar/hizmetler)
• Doğru yer (istenilen yerde)
• Doğru Zaman (istenilen zamanda)
• Doğru fiyat (beklenen fiyatta)
• Doğru kalite (istenen kalitede)
• Doğru miktar (istenen kalitede)
Yukarıda sıralamış olduğumuz konular literatürde satın almanın altı doğrusu olarak
da adlandırılmaktadır. Şimdi burada sıraladığımız doğruların her birine kısaca değinelim.
Doğru Ürünler (Beklenen Mallar/Hizmetler)
Müşterilerin beklenti ve ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayan ve güvenilir niteliklere sahip
ürün/hizmetler doğru olarak kabul edilir.
Doğru mallar/hizmetler elde etme ya da bu ürünlere erişme, bir sağduyu gibi algılanabilir,
ancak, doğru ürün/hizmet konusunda karar vermek için göz önünde bulundurulması
gereken çok sayıda etkileyici faktör bulunmaktadır. 1970-1980’lerde bilgisayar donanım alı
cılarınca hiç kimsenin IBM alımından çekinmediği görülmekteydi. Bu düşünceyi yaratan
ana unsur güvenliğin önemli bir faktör olarak görülmesiydi. Güvenilirlik marka kimliği,
marka özellikleri ve algılanan yararların satın alanlara iletilmesiyle yaratılan bir kavramdır.
Çoğu örgütsel yapıda alıcılar ürünleri kataloglardan kolayca seçmek yerine kendilerine önerilen
ya da teklif edilen ve ihtiyaçlarını tam olarak karşılayabilecek ürünlere yönelme eğilimi
gösterirler. Bazen hem alıcı hem de satıcı doğru ürün konusunda uyum içinde olurlar ve
böyle bir durum geçekleştiğinde iki taraf için de en uygun koşullar elde edilmiş olur.
Bir başka açıdan doğru ürün, müşteri ürünü kataloglardan da seçse kendisine teklif de
gönderilse en önemli faktör ürünle ilgili tanımlamaların (etiketleme/barkod vb.) sağlıklı
olarak yapılmasına bağlıdır. Bu açıdan doğru ürün siparişlerin alındığı zamandan ürünün
müşteriye teslimine kadar kontrolünün gerekmesidir. Müşterinin doğru ürüne erişememesi
memnuniyetsizlik demektir. Bu durum da müşteri kaybı, ürün iadelerinde artış ve ek
maliyetler anlamına gelir. Ürün izleme, bilgilerin doğruluğu, hatasız teslim, hızlı lojistik
doğru ürünün önemli göstergeleri olarak kabul edilmektedir.
Doğru Yer
Alım kararlarının verilmesinde ürün teslimatının nasıl, nerede ve ne zaman yapılacağına
ilişkin ayrıntılı belgelerin ve talimatların hazırlanması oldukça önemlidir. Örneğin pek
çok perakendeci, tedarikçilerine ürün teslimatı için merkezi dağıtım depoları ya da doğrudan
mağazaya teslimat talimatı verir. Doğrudan mağazaya teslimin perakendeci için
en önemli avantajı iki kez elleçleme faaliyetinden kurtulma ve bu yolla da ek taşıma ve
depolama maliyetlerinden tasarruf demektir. Ancak mallar öncelikle bir depoya gitmek
zorundaysa, mağazası için stok bulundurmak durumunda olan perakendecinin bu malların
kayıtlarını tutma, depodaki hareketlerini sağlama ve daha sonra tekrar taşınmaya
ilişkin maliyetleri üstlenmesi gerekebilir. turkcemalumatlar.wordpress.com
Doğru Zaman
Stokların gereksinim duyulan zamanda yerine ulaşmasını garanti altına almak etkin bir
tedarik zincirinde temel ve en önemli konudur. Tam zamanında üretim (JIT) sistemleri
tedarikçilerin ihtiyaç duydukları stoklara ihtiyaç duyulduğunda erişebilmesini sağlama
düşüncesi üzerine kurulmuştur. Tedarik zinciri operasyonları, zincirdeki üyelerin beklentileri
ile eşzamanlı duruma getirilmişse, stoklar, üretim dönemleri içinde satın alınır, nakit
çıkışları daha sonraya bırakılır ve satışlardan elde edilen nakit girişleri ile iyi bir uyum
sağlanarak işletmenin stok tutma yüzünden katlanacağı maliyetlerde azalma sağlanmış
olur. Böylece işletme daha az işletme sermayesi kullanmış olur.
Doğru Fiyat
Alıcının katlanacağı maliyetler ve sonuçta elde edeceği kârlılık üzerinde, alımda doğru yerin
bulunması ve bu sayede ürünlerin doğru fiyattan elde edilmesi önemli bir etki yaratır.
Satın alma görevlilerinin ürünü doğru fiyatla elde edilmesini sağlamada iyi bir müzakere
süreci becerisine sahip olmaları gerekmektedir. Başka bir deyişle satın alma sürecinin
müzakere aşamasına ilişkin beceri satın alma sorumluları için bir ön koşuldur. Satın alma
sürecindeki müzakereler, teslim günü, imalat zamanı, kalite, miktar ve indirimler gibi çok
sayıdaki önemli alım değişkeninden oluşmaktadır. Ancak, fiyat her zaman diğer değişkenlere
göre önemli bir faktördür ve satın alma görevlileri fiyat ve diğer faktörler arasındaki
kıyaslamalarda değişimi gerçekleştirirken çok dikkatli olmak zorundadırlar.
Doğru Kalite
Müşteri ya beklediği kaliteyi açıklıkla belirtir ya da tedarikçinin bu tür bir yaklaşımla
hareket edeceğini bekler. Müşteri için kalite göstergesini kapsayan bir diğer durum da,
satın aldığı ürünün iadesi ya da yeniden sipariş vermesiyle ilgilidir. Kalite konusunda
müşteri beklentilerinin karşılanması bir zorunluluktur ancak, tedarikçiler beklenenin
altında ya da üstünde- kalite belirtmemelidir, çünkü her iki durumda da gereksiz maliyetlerle
karşılaşma olasılığı doğabilir.
Doğru Miktar
Satın alma faaliyetlerini kapsayan altıncı doğru “doğru miktarda ürün tedarik etmektir”.
Şekil 3.1 satın alma kararlarındaki değişkenleri topluca belirtmektedir. Burada sözü edilen
“altı doğru” uygulamada ve akademik çalışmalarda tartışılarak belirlenmiş ve şeklin
sağ tarafında gösterilmiştir. Burada gösterilen değişkenler bir tedarik zinciri üyeleri için
temel gerekliliklerdir. Şekil 3.1’in sol tarafında ise, alıcıları ilgilendiren üç doğruya daha
yer verilmiştir. Bunları; itibar, duyarlılık ve güvenilirlik kavramları olarak belirleyebiliriz.
Alıcıları İlgilendiren Diğer “Doğrular”
Marka, ürün ya da firma itibarını kapsayan bu kavram alıcılar için çok daha fazlasını ifade eder. Örneğin, itibar tedarikçiyle ilgili söylentiler, performans, reklam ya da deneyimlerden ortaya çıkabilir. İşletmenin satın alma konusunda belirlediği bir diğer etken de “duyarlılık ”tır. Diğer doğrulardan birini oluşturan “duyarlılık” tarafların sözleşmede belirtilen koşullara uymamaları halinde satın alma kararları için önemli bir konuma gelir. Duyarlılık, tarafların yükümlülüklerini belirtilen tarih sınırları içinde yerine getirmelerinin gerekliliği ve önemini ifade etmektedir. Duyarlılık başka bir deyişle, tedarikçinin alıcıya dönüşüne ilişkin geçen zamanı işaret eder. Örneğin, bir ürünün üretimi, kullanıma hazırlaması ve teslimi gibi. İşletme bir tedarikçiden ilk satın alma işlemini yaptığında, yalnızca ilk siparişi için yenileme durumunun değil talebe cevap verme süresinin de gözden geçirilmesi her zaman önemlidir.
Duyarlılık tedarikçinin alıcı gereksinmelerini karşılamada ne kadar esneklik gösterebildiği ile ilgili konuları kapsamına alır. Örneğin, tedarikçi gerektiğinde istenen çabuklukta talep edilen ürünleri üretebiliyor mu? Sipariş karşılama süresi (sipariş alımından teslimine kadar geçen süre) müşteri beklentilerini karşılayabiliyor mu? Tedarikçi farklı alıcı gereksinmelerini çok fazla güçlükle karşılaşmadan kolayca karşılayabilmekte midir? Siparişlere verilen tepki süresi olarak da ifade edilebilen duyarlılık kavramı, bazı alıcılar için oldukça önemlidir. Çünkü alıcı talep miktarına ilişkin daha ayrıntılı müşteri bilgisi elde ettiğinde üretim/satın alma taahhüdünün beklemede kalması iznini isteyebilir. Örneğin, mevsimlik, modaya tabi giysi siparişi veren bir perakendeci, tahmini verilere dayalı satın alma kararlarında basit bir yöntem kullanmak yerine sipariş miktarı, renk, biçim vb. ile ilgili bilgilerin analizleri tamamlanana kadar malın üretiminin büyük bir bölümünün beklemede durmasına ilişkin ertelemeyi isteyebilir. Satın alma kararlarına yönelik diğer diğer doğrulardan üçüncüsü güvenilirliktir. Güvenilirlik, satın alınan ürünlerin istenilen tarihte eksiksiz olarak ulaştığından emin olma durumunu ifade etmektedir ve tedarikçiyi değerlendiren önemli bir ölçüttür.